Vaš sustav naplate može biti rudimentaran kao olovka i knjiga ili tako sofisticiran kao računalni i softverski program dizajniran da upravlja svime, od izračunavanja troškova do slanja izjava. Bez obzira na sofisticiranost, osnovni koncepti naplate nisu se promijenili od biblijskih vremena. Još uvijek postoji davatelj usluga, korisnik usluge i naknada koja povezuje odnos.
Naplata počinje s ljudima
Vaše osoblje gradi profil svakog klijenta kao prvi korak u osmišljavanju sustava naplate za vaše poduzeće. Osoblje podataka prikuplja imena, adrese za naplatu i uvjete pod kojima se naplaćuju vaše naknade. Ako je uključena treća strana, kao što je osiguravajuće društvo, te su informacije također osigurane. Klijenti mogu od vas zatražiti da ih naplaćujete izravno ili naplaćujete na kreditnu karticu.
Unos i provjera podataka
Informacije dobivene od korisnika unose se u program ili se ručno bilježe u glavnoj knjizi. Provjera kreditnih bodova i pokrivenost osiguravajućim društvom može se ostvariti putem telefona ili web-mjesta. Vaše će osoblje možda morati pristupiti osjetljivim informacijama kao što su kreditne bodove kako bi izgradile cjeloviti profil vašeg sustava naplate, jer neki klijenti možda žele otplatiti dug na rate.
Kodiranje računa
Bilo da vaša tvrtka naplaćuje jednu uslugu (konzultacije) ili bezbroj usluga (konzultacije, naknade za laboratorije, materijale i slično), uspostavljanje sustava kodiranja za kategorizaciju svake usluge i proizvoda ključno je za praćenje novca. Na primjer, stomatološki pacijent može biti naplaćen za čišćenje, ali pristojba koja se naplaćuje ako stomatolog provodi postupak umjesto higijeničara nije ista, tako da se za obračun koriste dvije šifre. Jedan kod može značiti zlatnu krunu, a druga manje skupu porculansku kapu. Kodovi imaju dvostruku dužnost, omogućujući vam da pratite troškove i kategorije kako biste uvijek znali koliko je vremena i resursa utrošeno.
Računi su izdani
Imate nekoliko načina za postavljanje sustava za naplatu. Neki vlasnici tvrtki naplaćuju svakom kupcu isti dan svakog mjeseca. Ako ne koristite računalo za rad na ovom poslu, slijedite odijelo. Alternativno, vaš elektronički sustav naplate može vam omogućiti da razvrstate klijente prema "datumu usluge". Usluga 10. srpnja, na primjer, automatski će generirati izjavu 10. kolovoza koristeći standardne 30-dnevne cikluse naplate. Vaš novčani tijek može biti bolje poslužen slanjem izjava u roku od nekoliko dana od obavljene usluge. Za fakturiranje klijentima možete koristiti i pošta i elektroničko naplatu.
Fakture se prate
Označavanje računa nakon što dođe rok dospijeća važan je dio sustava naplate svake tvrtke. Podsjetnici za plaćanje koji su usklađeni s privitkom naknada za „propuštanje“ još su jedna prednost za održavanje sustava naplate temeljenog na računalu. Naizmjence, članovi vašeg računovodstvenog osoblja mogu koristiti sustav "vruće datoteke" s popisom valjanog datuma dospijeća koji pozivaju telefonske pozive podsjećajući klijente na plaćanje računa nakon isteka roka.
Usluge naplate, revizije i posrednici
Možda ćete radije upravljati vlastitim uslugama prikupljanja nego koristiti vanjsku agenciju da nadgleda probleme vezane uz neplacanje. Periodične, samo-revizorske prakse navode mnoge vrste nepravilnosti sustava naplate. Također se možete povezati s klirinškom kućom koja se brine o svakom aspektu vašeg sustava naplate, od provjera kreditnih obveza do izdavanja računa. Ove usluge nisu jeftine, ali ako vam je draže naplatiti naplatu, kompromis može biti vrijedan troška.
