U mnogim školama, nastavnici daju svoje namjere za sljedeću akademsku godinu podnošenjem pisma namjere. U ovom pismu učitelji osnovnih škola navode hoće li se vratiti u školu, kao i zahtjeve za zapošljavanje za sljedeću školsku godinu. Kako bi se osiguralo da ta pisma učinkovito prenesu potrebne informacije, moraju pažljivo formatirati te korespondencije.
Podaci za kontakt
Na vrhu pisma namjere učitelji osnovnih škola trebaju uključiti svoje kontaktne informacije, počevši od njihovih imena i uključiti njihove adrese. Ovaj dio informacija trebao bi se uskladiti s lijeve strane i otići na sam vrh pisma. To omogućuje lako razvrstavanje pisama od strane službenika za ljudske resurse.
Adresa primatelja
Neposredno ispod njihovih podataka za kontakt, učitelji osnovnih škola trebaju uključiti ime i adresu pojedinaca kojima šalju ta pisma. Ove informacije trebaju uključivati puno ime i prezime te naslov i njegovu radnu adresu. To bi također trebalo poravnati s lijeve strane.
Datum
Datum bi trebao ići izravno ispod adrese primatelja i služiti kao sortni pečat, navodeći datum kada ste poslali pismo. Ovo je posebno važna komponenta pisma jer, u mnogim školama, nastavnici imaju ograničen prozor za slanje pisma o namjeri.
Pozdrav
Pismo bi trebalo početi, kao gotovo sva slova, s pozdravom. Ovaj pozdrav treba biti formalne prirode čak i ako je učitelj iskren prema pojedincu koji će primiti pismo. Pozdrav bi trebao završiti dvotočkom.
Linija teme
Neposredno ispod pozdravnog poziva, nastavnik treba uključiti temu teme koja počinje s “Tema:” nakon čega slijedi izraz “pismo namjere” ili druga fraza koja označava godinu za koju daju namjeru, kao što je “Namjera za školu 2011-2012. godina."
Tijelo pisma
Tijelo slova ne bi trebalo uključivati uvlačenje, već se sastoji od paragrafa koji su u potpunosti poravnati s lijeve strane. Trebalo bi jasno naznačiti namjeru nastavnika, kao i sve zahtjeve koje može imati u vezi s rasporedom razreda tijekom sljedeće godine.
Zatvaranje
Pismo se mora zatvoriti s poslovno prikladnim “S poštovanjem” ili sličnim završetkom. Potpis pošiljatelja trebao bi slijediti i ispod njega, on bi trebao upisati svoje ime.
