Timski sastanci su učinkoviti sastanci koji se koriste za širenje informacija različitim odjelima i grupama unutar organizacije. Održavanje brifinga zahtijeva od vas da budete što je više moguće organizirani i da imate postavljen dnevni red, jer se najrelevantnije informacije moraju izdavati bez gubljenja vremena. Ostale informacije koje se ne uklapaju mogu se spremiti za drugi sastanak. Sastanci također omogućuju članovima da ponude ideje i ažuriranja, ako su pravilno strukturirani.
Izradite dnevni red s određenim vremenom o kojem će se raspravljati. Dnevni red pomaže zadržati sve na zadatku i omogućuje im da unaprijed znaju što mogu očekivati na brifingu. Navedite samo važne i relevantne informacije na dnevnom redu. Ostavite vrijeme na kraju dnevnog reda za grupnu raspravu.
Kontaktirajte sudionike unaprijed putem e-maila, faksa ili telefona kako bi mogli pripremiti materijal za raspravu na sastanku. Možete dopustiti različitim članovima da doprinesu različitim dijelovima brifinga. Dajte im dovoljno vremena za pripremu, a također im dajte i vremenski okvir kako bi informacije koje pružaju bile sažete i uklapaju se u dodijeljeni dio vašeg programa.
Započnite sastanak s dobrim vijestima, kao što je napredak koji organizacija ili odjel radi. Raspravljajte o svim budućim politikama i postupcima koji će se provoditi. Odaberite pojedince koji će biti sastavni dio budućih planova koje prezentirate, kao i popis mogućih ciljeva koji se moraju ispuniti prije sljedećeg brifinga.
Dodijelite dodatne minute za otvorena pitanja ili nedoumice o kojima se može raspravljati. Možda niste predvidjeli te subjekte kada ste početno sastavljali svoj dnevni red. Dodatno vrijeme također omogućuje članovima da vas obavijeste o bilo kakvim nedostacima ili problemima koji ih mogu spriječiti u postizanju određenog zadatka do sljedećeg brifinga.
