Poznavanje publike ključno je za pisanje pisma kako biste predstavili svoju tvrtku ili organizaciju. Vaša namjera je još jedna bitna činjenica u pisanju učinkovite poslovne komunikacije koja vašem čitatelju prenosi svrhu i strukturu vaše organizacije. Svrha uvodnog pisma kreće se od najavljivanja dolaska vaše tvrtke na kartu zajednice do dobrotvorne organizacije koja traži financijsku i materijalnu podršku donatora i volontera.
Nabavite najvišeg izvršnog direktora vaše tvrtke, kao i nekoga tko je upoznat s marketinškim konceptima ili članom osoblja koji je odgovoran za marketing organizacije kako biste stvorili uvodno pismo. Izvršni direktor ili osnivač vaše tvrtke može dati uvid u svrhu tvrtke i zašto je ona osnovana i vaš marketinški guru može rasvijetliti kako se svidjeti korisničkoj bazi tvrtke.
Glasujte o najboljem formatu za uvodno pismo. Ako vaša organizacija ima jaku društvenu mrežu kao i bazu klijenata koja preferira tradicionalnu komunikaciju, izradite dvije verzije svog uvodnog pisma. Napravite jednu poruku koja postaje virusna i druga koja je prikladnija za diseminaciju na papiru.
Izgradite svoj prvi odlomak na umu publike. Poziv filantropima s otvaranjem poput: "Svake godine ABC Zaklada pomaže tisućama raseljenih žena da rekonstruiraju svoje živote." Međutim, budući poduzetnici će cijeniti poduzetnički nagib od uvoda koji objašnjava skromne početke organizacije, kao što je "XYZ Corporation počela je u garaži Stevea Wilsona kao hobi dva desetljeća prije nego što je prosječni Amerikanac mogao priuštiti kućno računalo." Koristite ostatak prvog odlomka da biste opisali porijeklo ili temelj svoje organizacije.
Nacrtajte drugi paragraf svog uvodnog pisma kako biste objasnili što vaša tvrtka ili organizacija radi - ako trenirate podzaposlene ili nezaposlene radnike, opišite vrste obuke za posao koje pružate. Isto tako, ako prodajete proizvode globalnim tržištima, opišite brojne nacije na koje vaša tvrtka utječe kroz distribuciju svojih proizvoda klijentima širom svijeta.
Izradite sliku strukture vaše organizacije u trećem odlomku. Izbjegavajte jednostavno pozivanje na organizacijski grafikon - vaše uvodno pismo ne bi smjelo imati privitke. Opišite tim rukovodstva i kako svaki član tima sudjeluje u razvoju strategije tvrtke. Recite svojim čitateljima o funkcijama odjela vaše tvrtke i načinu na koji odjeli djeluju. Potvrdite svoj ljudski kapital; objasnite kako kvalifikacije i stručnost vaših zaposlenika i kako doprinose uspjehu organizacije. "Djelatnici tvrtke XYZ Corporation imaju 75 godina iskustva u računalnom umrežavanju i razvoju softvera", što je primjer priznavanja profesionalne stručnosti vaših zaposlenika.
Završite svoje pismo u četvrtom stavku kroz ponavljanje svrhe vašeg uvoda. Ako ste novi u poslovnoj zajednici, pozovite klijente, pa čak i druge tvrtke da se zaustave u vašoj trgovini ili posjetite svoju web-lokaciju. Za uvodno pismo koje traži donaciju, ponovite svrhu svoje organizacije, njene prošle uspjehe i zatražite donacije. Angažirajte svoje čitatelje da saznaju više o svojoj tvrtki i organizaciji.
Pripremite liniju potpisa za najvišeg izvršnog ili organizacionog vođu vaše tvrtke. Pod uvjetom da je izvedivo, pripremite kopije pisma za pojedinačne i originalne potpise - one dodaju toplu, osobnu notu poslovnoj komunikaciji.
