Konferencijski pozivi su jedan od načina okupljanja rukovoditelja i zaposlenika kako bi razgovarali o poslovanju. Bilo da su u istom gradu ili su raspršeni po cijelom svijetu, konferencijski pozivi omogućavaju okupljanje svih ljudi u jednoj prostoriji, u stvarnom vremenu. Postoji nekoliko koraka koje možete poduzeti kako biste osigurali produktivnu i informativnu konferenciju.
dnevni red
Nakon što ste odredili vrijeme i datum konferencijskog poziva, morate poduzeti odgovarajuće korake za pripremu sastanka. Ako ste voditelj konferencije, dovršite dnevni red konferencijskog poziva i distribuirajte ga sudionicima, mnogo prije predviđenog datuma. Dnevni red sastanka trebao bi uključivati datum i vrijeme. Dobro je uključiti vremensku zonu u svoj dnevni red za osobe koje mogu biti izvan vaše lokacije. Dnevni red također treba uključivati vrijeme početka i završetka sastanka i kratak opis svake teme po redoslijedu prioriteta, zajedno s imenima pojedinaca koji su odgovorni i predloženim vremenom dodjele za svaku temu. Ako konferencija zahtijeva pripremu prije sastanka, jasno navedite te zahtjeve u dnevnom redu.
Konferencija
Testirajte svoje linije kako biste bili sigurni da imate aktivnu i jasnu vezu. Ako koristite bežični telefon, prije sastanka provjerite je li telefon potpuno napunjen. Dolazak na konferenciju najmanje pet minuta unaprijed.
Ako ste sudionik, dobit ćete konferencijski broj od svog vođe. Nazovite konferencijsku liniju. Od vas će se tražiti da unesete svoj broj konferencije. Nakon što unesete broj, od vas će se tražiti da izgovorite svoje ime. Jasno navedite svoje ime i prezime. Možda ćete morati pritisnuti tipku funte (#). Kada dovršite ovaj postupak, sustav će vam reći da se pridružujete konferenciji i savjetovati vas o tome koliko je ljudi trenutno prisutno. Ako ste stigli prije vođe, bit ćete smješteni u držanje dok ne stigne vođa.
Upoznavanje
Slušajte prije nego što progovorite. Ako je vođa stigao, ali još nije započeo sastanak, možda ćete čuti suptilni razgovor. Ugodnim glasom, pozdravite se i predstavite se. Postavite telefon na utišavanje dok se sastanak ne počne. Ako nemate gumb za isključivanje zvuka, koristite značajke za isključivanje zvuka koje pruža linija konferencije.
Kada sastanak počne, vaš će vođa nazvati. Kada vođa nazove vaše ime, potvrdite svoju prisutnost na jasan i profesionalan način, kao što je "Da, ja sam ovdje" ili "Zdravo. Ovo je …". Vođa može zatražiti da se kratko identificirate s ostalim sudionicima. Ako je tako, navedite svoje ime i dajte pregled vašeg posla od 20 do 25 sekundi onako kako se odnosi na poziv. Ostanite kratki, jasno govorite i ostanite profesionalni.
