Bilo da ste nova neprofitna organizacija koja želi promijeniti svijet ili mala skupina koja pokušava prikupiti sredstva za školske uniforme, prihvaćanje i obrada novčanih donacija može biti teško. Dobronamjerni fond raisers ne treba puno učiniti da se u ozbiljne tople vode s IRS, tako da koristite savjete u ovom vodiču uštedjeti vrijeme i trud uspostavom stroge financijske prakse. Saznajte kako obraditi novčane donacije, otvoriti tekući račun i koristiti internet za obradu novčanih darova tako da vaša grupa može raditi o pomaganju drugima, a ne ponavljati objašnjavanje načina na koji se napori grupe potpisuju.
Otvorite bankovni račun u ime organizacije ili uzroka. To obično zahtijeva dokumentaciju, stoga ponesite svoju povelju, podzakonske akte, osnivačke akte i druge vrste papirologije koje se mogu koristiti kao dokaz misije i načela vaše organizacije.
Za sve gotovinske transakcije s bankovnim računom naručite dva potpisnika. Ovaj "dvostruki potpis" ne zahtjeva više za provedbu, ali je dug put da se donatori i članovi podjednako uvjere kako vaša organizacija radi.
Nacrtajte standardni "obrazac za donaciju u gotovini" i zatražite od svakog darivatelja da popuni jedan svaki put kad se napravi doprinos. Ovaj obrazac treba sadržavati naziv donatora, adresu i druge podatke za kontakt, mjesto za novčani iznos, datum i također treba navesti sve uvjete pod kojima je donacija - sve ili djelomično - dopuštena kao otpis poreza. Dodajte redak za potpis osobe koja prihvaća donaciju.
Kvalificirajte svaki novčani dar kako biste bili sigurni da se uklapa u misiju vaše organizacije. Pobrinite se da ne bude "vezano" i da ne postoji sukob interesa ili quid pro quo koji se podrazumijeva unutar doprinosa prije nego što ga vaša skupina prihvati.
Slažem se sa standardnom metodom obrade donacija iz kutije za doprinose. Upotrijebite ono što se zove dvostruki sustav brojanja koji zahtijeva da najmanje dva člana grupe budu svjedoci svake transakcije u kutiji za donacije. Fizička kontrola tih kutija mora biti strogo nadzirana. Vodite detaljnu evidenciju o vremenu, datumima i brojanju ljudi, prijenosu, polaganju ili na neki drugi način premještanju sredstava za kutiju za donacije.
Postavite granice izvješćivanja za novčane donacije kako biste stvorili pravne provjere i ravnoteže. Neke skupine zahtijevaju konsenzus prije nego se određeni iznos prihvati (npr., 1.000 USD) kako bi se određeni posebni interesi pratili u ime grupe.
Razmislite o korištenju usluge treće strane kao što je Pay Pal za obradu gotovinskih darova. Nije potrebna nikakva web stranica (iako mnogi klubovi smatraju da je lako povezati Pay Pal putem veze na početnu stranicu), a navijači mogu osigurati sigurne donacije od svojih banaka ili kreditnih kartica. Papirna staza je sveobuhvatna i jednostavna za uporabu. Pay Pal također može postaviti automatske mjesečne pretplate za česte davatelje.
Postavite proračunske tablice programa Excel (ili drugog programa za baze podataka) da biste pratili sve novčane primitke. Izbacite donacije iz blagajne, čekove, transakcije s kreditnim karticama, dobit od Pay Pal-a i račune za pomoćne prihode kako biste pratili odakle dolazi novac grupe za buduće marketinške napore.
Radite s bankarima ili računovođama ako vaše članstvo ne uključuje člana tima koji je zadovoljan financijama. Uvijek pošaljite pismo zahvale davateljima darova odmah nakon primitka novčane donacije. Ovaj dodatni dodir, kada je poslan na vrijeme, podsjeća donatora na njihov doprinos, mnogo govori o zahvalnosti grupe i postavlja pozornicu za buduće kampanje.
