Operativni proračun služi kao putokaz za tvrtke da iznesu svoje financijske planove za nadolazeću godinu. Uključuje i prihode i rashode, obično se prikazuje u obliku izvješća o prihodima i pruža vrijedan način za tvrtku da dokumentira financijske ciljeve i ciljeve za aktivnosti koje želi postići u budućnosti.
Kao vlasnik tvrtke možda vam je potreban proračun za usmjeravanje i podršku financijskih odluka vaše tvrtke. Postoje različite vrste proračuna ovisno o vrsti potrošnje koju planirate, a mnoge tvrtke svake godine koriste verzije kao što su izdvojeni proračun, proračun prema troškovnom centru, odozgo prema dolje ili proračun odozdo prema gore kako bi dokumentirali svoje ciljeve za sljedećih 12 mjeseci.
Što je operativni proračun?
Operativni proračun je projicirana izjava o nadolazećim operativnim prihodima i rashodima tvrtke. Ne uključuje troškove za kapitalne kupnje ili ulaganja, kao što su troškovi izgradnje skladišta. Operativni proračuni obično se sastavljaju na mjesečnoj ili kvartalnoj osnovi i pokrivaju razdoblje od jedne godine.
Troškovi uključuju troškove prodaje (izravne troškove proizvodnje) i troškove poslovanja povezane s prodajom te općim i administrativnim aktivnostima društva. Ovisno o razini detalja, operativni proračun može uključivati i amortizaciju, trošak kamata i porezni trošak koji se očekuju za sljedeću godinu.
Operativni proračun često se skuplja s troškovima na bazi pojedinačnih linija, tako da se prilikom planiranja proračuna može poboljšati stavkama. Na primjer, ako tvrtka zna da će platiti konzultantu za prva tri mjeseca u godini, bitno je imati detaljnu pojedinost stavke u proračunu kako bi se troškovi mogli ukloniti iz proračuna za ostatak godina. Ili, ako tvrtka zna da će se njezina najamnina povećati u lipnju, to također može utjecati na proračun za detalje pojedinih stavki.
Veća poduzeća koja imaju mnoge odjele ili druge subjekte često sastavljaju odvojene operativne proračune za svaku poslovnu jedinicu, a zatim ih konsolidiraju u jedan glavni master proračun za cijelu tvrtku.
Koje su različite vrste proračuna?
Tvrtke koriste različite vrste proračuna iz različitih razloga, a svaka od četiri glavne vrste ili metode funkcionira u različitim situacijama.
- Postupno planiranje: Možda najčešće korištena, jednostavna metoda proračuna. Jednostavno uzimamo stvarne brojeve tvrtke od prošle godine i povećavamo ih ili smanjujemo za određeni postotak. Na primjer, tvrtka bi mogla planirati 10-postotno povećanje prihoda od prodaje za svoj najprodavaniji proizvod i 5-postotno smanjenje potrošnje na neiskorišteni uredski prostor. To je uobičajena metoda zbog svoje lakoće, ali teži ignoriranju vanjskih utjecaja kao što je inflacija. Osim toga, menadžeri mogu procijeniti rast troškova za veći postotak kako bi dobili izgled da uvijek dolaze u okviru proračuna. Ova metoda proračuna može destimulirati upravitelje da ulože napore kako bi smanjili troškove ili povećali učinkovitost.
- Proračun na temelju aktivnosti: Vrsta proračuna od vrha prema dolje s ciljevima ostvarenja, kao što je cilj od 150 milijuna dolara prihoda. Proračuni odozgo prema dolje uključuju rukovoditelje na višoj razini koji izrađuju proračun na visokoj razini na temelju svojih ciljeva. Ovaj se proračun dodjeljuje voditeljima odjela kako bi se utvrdile aktivnosti koje su potrebne za ostvarivanje tog cilja i troškove obavljanja tih aktivnosti.
- Proračun za prijedlog vrijednosti: Ova vrsta proračuna zahtijeva više razmišljanja, a uključuje postavljanje pitanja o tome da li svaka stavka u proračunu stvara vrijednost za kupce, zaposlenike i ostale zainteresirane strane tvrtke.
- Proračun na bazi nule: Ova vrsta proračuna pretpostavlja da svaki odjel počinje s nultim proračunom, a svaki proračunski trošak mora biti opravdan prije nego što se doda. Iako je ova vrsta proračuna dugotrajna, ona djeluje za tvrtke koje moraju financijski restrukturirati svoje poslovanje ili na drugi način morati izvršiti vrlo strogu kontrolu nad potrošnjom. Ova vrsta proračuna učinkovitija je za diskrecijske troškove, a ne za osnovne operativne troškove koji održavaju poslovanje.
Zašto vam je potreban operativni proračun
Tvrtke moraju biti u stanju ostati u kontaktu s trenutnim financijskim stanjem poslovanja kako bi bile uspješne, kao i projektirati ono što očekuju u budućim mjesecima kako bi mogli planirati prihode i rashode naredne godine. Operativni proračun je važan jer daje menadžmentu način postavljanja i priopćavanja svojih financijskih ciljeva i ciljeva za sljedećih 12 mjeseci, a može se koristiti i za držanje zaposlenika i uprave odgovornim za te ciljeve. Nije neuobičajeno da tvrtke pripremaju raspored koji uspoređuje proračun sa stvarnim financijskim rezultatima svaki mjesec, ili barem u svakom tromjesečju, da bi se vidjelo kako se stvarni rezultati tvrtke prate s proračunskim ciljevima.
Operativni proračun i proces planiranja također pružaju priliku tvrtkama da se pripreme u slučaju nepredviđenih okolnosti. Na primjer, tvrtka može odrediti svoje ciljeve prihoda i rashoda i planirati ih tako da ima dovoljno profitabilnosti da ulaže novac u fond. Fond bi se mogao koristiti u slučaju pada u gospodarstvu, gubitka velikog dobavljača, gubitka čestog kupca ili bilo koje druge vrste poslovnog problema koji bi mogao negativno utjecati na novčani tok tvrtke.
Stvaranje učinkovitog proračuna dio je umjetnosti i dijela znanosti. Kao vlasnik tvrtke morat ćete otkriti gdje postaviti traku u smislu izrade proračuna koji odražava vrstu izvedbe za koju je vaš tim sposoban, uzimajući u obzir i ono što vaša tvrtka treba učiniti da bi bila u skladu s ili pobijediti svoje konkurente i vršnjake te se istaknuti na svom tržištu. Važno je postaviti proračunske ciljeve na dovoljno visokoj razini da tržište i bilo koji investitori percipiraju vašu tvrtku kao lidera i postignuća, ali zadržati ciljeve na realnoj razini dovoljno da ne stvorite negativnu percepciju ako propustite ciljeve.
Primjeri proračuna
Tvrtke se odlučuju za sastavljanje proračuna na različite načine, ovisno o veličini, strukturi, vrsti poslovanja i drugim razlozima tvrtke. Na primjer, možete odlučiti sastaviti proračun po odjelima, s kategorijama kao što su CEO, financije, ustanove ili IT. Svaki od ovih odjeljaka imat će iste komponente, kao što su obračun plaća, naknade za pravne usluge, troškovi računala i troškovi ureda.
Neke tvrtke pripremaju svoj proračun po mjestu troška. Mjesto troška je odjel, a ne podjela. U proizvodnom poduzeću to može biti odjel za izradu ili odjel za održavanje. Ti su odjeli odgovorni za izravne operativne troškove i nemaju nikakvog udjela ili kontrole nad prodajnim ili dijelom poslovanja koji generira prihode. Za ovu vrstu proračuna teško je izračunati dobit svakog mjesta troška jer se zahtijeva raspodjela prihoda i općih troškova, kao što je najam zgrada.
Drugi primjer proračuna je metoda budžetiranja odozgo prema dolje. Taj proces formuliranja proračuna uključuje upravljanje ciljevima i ciljevima za tvrtku na vrhu, a zatim te ciljeve i ciljeve usmjeriti na voditelje odjela tvrtke. Proračunske ciljeve diktira uprava, a odjeli moraju pronaći način da strukturiraju svoje odvojene proračune kako bi ispunili ciljeve i ciljeve koje su postavili viši rukovoditelji.
Ova vrsta proračuna ima nedostatak u tome što srednji i niži menadžment u odjeljenjima ne preuzimaju vlasništvo nad proračunom jer ga nisu stvorili te im je nametnuta. Neki smatraju da budžetiranje odozgo prema dolje nije tako učinkovito jer upravljanje često nije povezano s detaljima onoga što se događa na terenu i sa svakodnevnim operativnim potrebama tvrtke.
Budžetiranje odozdo prema gore obrnuto je od proračuna s odozgo prema dolje i počinje s ljudima na terenu. Svaki odjel odgovoran je za formuliranje vlastitog proračuna, a osoblje koje je uključeno u svakodnevne operacije obično je najviše upoznato sa svim stavkama u proračunu odjela. Zbog toga su budžeti odozdo prema gore detaljniji i u mnogim slučajevima točniji od proračuna s vrha prema dolje. Međutim, proračun se i dalje gradi na temelju ciljeva, pa čak i uz dodatne pojedinosti, mogao bi se potpuno razlikovati od stvarnih rezultata tvrtke.
Izazovi u proračunu: vreća za pijesak ili rastezanje?
Budžetiranje nije tako jednostavno kao što je samo dodavanje stope rasta ili smanjenje prihoda i rashoda, a zatim obavljanje kopiranja za svaki od 12 mjeseci za nadolazeću godinu. Pogotovo kada budžet izrađuju ljudi na terenu, može doći do dileme. Možda bi tim trebao sastaviti proračun koji uključuje istezanje ciljeva, koji su vrlo optimistični, ali teško dostupni. Ili bi možda tim trebao sastaviti proračun koji je prepun, što znači da su ciljevi lakše dostupni.
Ovo je posebno problematično pitanje kada zaposlenici znaju da su njihovi bonusi vezani za njihovu učinkovitost u odnosu na proračun, i da može testirati etičnost menadžmenta, osobito ako budžet s pijeskom rezultira lošijim rezultatom od svojih vršnjaka ili konkurenata, sve u ime zaposlenika koji osiguravaju svoje bonuse.
Svaki pristup ima potencijalna pitanja. Iako postoji nešto što se može reći za premalo obećavajuće i pretjerano isporučivanje, s druge strane, postavljanje ciljeva istezanja može potaknuti ljude i timove izvan zone udobnosti da bi se postigli ranije neočekivani ili nedostižni pozitivni rezultati.
Ako su proračunski ciljevi suviše nečuveni, zaposlenici će početi ignorirati proračun ili se baviti razmišljanjem vodstva, a sposobnost da točno procijeni sposobnosti osoblja. Osim toga, ako je proračun prihoda postavljen na razinu koja je nedostižna, a operativni troškovi, kao što su zapošljavanje i plaće dodatnog osoblja, korespondiraju s povećanom prodajom, tvrtka bi mogla potrošiti previše novca na nedovoljno iskorištene resurse.
Kapitalni proračuni i prognoze
Kapitalni proračun tvrtke može biti u interakciji s operativnim proračunom, ali to je potpuno odvojeni novac. Kapitalni proračun detaljno opisuje planove i pripadajuće prihode i izdatke za velike ili skupe projekte, kao što je kupnja nove proizvodne opreme, izgradnja novog skladišta ili ulaganje i pokretanje novog proizvoda. Kapitalni proračun često se radi i za pojedinačne projekte, a može se i financijski modelirati kao izračun neto sadašnje vrijednosti ili neto sadašnje vrijednosti, ili izračun interne stope povrata ili IRR.
Obje ove metode se obično koriste, a upravi nude način procjene održivosti projekta, procjenu količine novčanog toka koje proizvod može generirati, određivanje stope povrata na investiciju i donošenje odluke o tome hoće li ili ne preuzeti projekt. Tvrtka može izvesti dva ili tri različita scenarija za NPV ili IRR izračun s različitim pretpostavkama kako bi utvrdila koja bi mogla generirati najveću dobit za tvrtku.
Mnoge tvrtke su zajedno sa svojim operativnim proračunom sastavile i prognozu. Iako se može činiti dvostrukim, proračun predstavlja ono što tvrtka želi postići, kao što je određeni postotni porast prodaje za godinu, određeno smanjenje troškova ili određeni broj dodatnog osoblja.
Prognoza, s druge strane, predstavlja ideju koja je bliža financijskoj stvarnosti. Tvrtka kreira prognozu na početku godine, a može biti vrlo slična proračunu u siječnju. Međutim, kako se pravi rezultati, tvrtka će ažurirati prognozu na temelju onoga što se stvarno događa, što može ili ne mora biti slično proračunu. Prognoza nudi upravljanje alatima koji pomažu pri planiranju u kratkom roku i preusmjeravanju napora ako tvrtka izgleda kao da ne može ispuniti svoje proračunske ciljeve za prihode ili troškove.
