Tvrtka se može baviti stotinama ili tisućama datoteka svake godine. Organizacija eliminira onaj stravični, naglašeni osjećaj koji dobivate dok tražite nešto važno. Pravi sustav arhiviranja može pomoći vašem poslovanju da radi glatko i učinkovito.
Stavke koje su vam potrebne
-
datoteke
-
Vješanje datoteka
-
Kartice s oznakama
Analizirajte svoje datoteke. Je li najbolje sortirati ih po prezimenu klijenta, po projektu ili kronološki? Odaberite značajke koje ćete koristiti tijekom pretraživanja datoteke.
Označite svoje datoteke jasno. Manje datoteke razdvojite u kategorije u vješalici. Na primjer, "srpanj 2008" može imati vlastitu mapu za vješanje, a sve ugovore ili mape iz tog mjeseca možete umetnuti u vješalicu.
Odvojite datoteke u različite arhive. Imati jedan kabinet za administrativne datoteke, kao što je naručivanje potrošnog materijala, informacije o plaćama i nastavak rada; drugi kabinet za dosjee klijenata s popunjenim ugovorima i informacijama o plaćanju i projektima; i bilo koje druge vrste vaših poslovnih potreba. Jasno označite ormariće.
Testirajte svoj sustav arhiviranja prije nego što ga predstavite svojim suradnicima. Budite sigurni da sve možete lako pronaći i da način na koji ste organizirali stvari ima smisla. Ako ste sve organizirali kronološki, ali test pokazuje abecednim redom, promijenite sustav.
Nazovite kratki sastanak i objasnite sustav arhiviranja. Budite sigurni da svatko razumije kako sustav radi i važnost praćenja sustava.
Odlučite tko će podnijeti zahtjev. Možete podijeliti podnošenje jednoj osobi, ili neka svaki radnik izvrši vlastitu prijavu. Zaposlenici mogu imati ormar za kartoteku u svojim uredima, ali vam je i dalje potreban središnji sustav arhiviranja, u idealnom slučaju s jednom odgovornom osobom.
Dnevno unosite važne dokumente. Rutinsko podnošenje pomoći će vam da ostanete organizirani i da nastavite s podnošenjem zahtjeva da biste postali veći zadatak nego što to treba biti. Koristite ladice za spise u svakom uredu i provjerite jesu li pladnjevi ispražnjeni na kraju svakog radnog dana.
Ocijenite sustav podnošenja svakih šest do 12 mjeseci. Pročistite zastarjeli materijal iz svog sustava.
