Pregled organizacije može se sastojati od analize vaših poslovnih funkcija, strukture zaposlenika, operativnih procesa ili njihove kombinacije. Za vlasnike malih tvrtki učinkovit pregled organizacije uključuje ispitivanje strukture i izvedbe vaših odjela ili funkcionalnih područja te pregled zaposlenika unutar svakog područja.
Ispitajte funkcionalnu strukturu poduzeća
Da biste započeli organizacijski pregled, odredite koju vrstu organizacijske strukture imate. Mnoga mala poduzeća počinju s ravnom strukturom, koja se sastoji od vlasnika i nekoliko ključnih zaposlenika koji rade zajedno kako bi upravljali proizvodnjom, marketingom, prodajom, financijskim i ljudskim resursima tvrtke. Nema menadžera, a vlasnik donosi sve ili većinu važnih odluka. Ova struktura nema slojeve zaposlenika, kao što su direktori, menadžeri i koordinatori. Funkcionalna struktura dijeli vašu organizaciju prema zadatku, kao što su računovodstvo, HR, proizvodnja, marketing i prodaja. Tvrtke s ovom strukturom kreiraju odjele s posvećenim menadžerima i hijerarhijom zaposlenika. Kako bi nadgledali ove odjele i njihove menadžere, tvrtke bi mogle stvoriti „C-Suite“, koji se sastoji od upravljačkog tima s glavnim izvršnim direktorom, glavnim operativnim direktorom i glavnim financijskim službenikom. Veća poduzeća imaju složenije strukture, uključujući matricu i divizijske organizacije, za upravljanje brojnim zaposlenicima, odjelima, odjelima, pa čak i različitim tvrtkama koje djeluju pod okriljem korporacije.
Ispitajte svoj organizacijski grafikon
Jednom kada odredite vrstu organizacijske strukture koju imate, pogledajte organizacijsku grafikon, koji je dijagram radnih mjesta u kojem se prikazuje tko radi gdje, tko radi za koga i "totem pol" vašeg poslovanja. Usporedite org grafikon sa svojom organizacijskom strukturom kako biste utvrdili jesu li vaše pozicije učinkovito usklađene s različitim funkcijama koje su vam potrebne. Na primjer: javljaju li vaši prodavači upravitelju marketinga ili obrnuto i koje koristi / problemi stvaraju? Da li vaš voditelj proizvodnje nadgleda vašeg upravitelja distribucije ili rade samostalno?
Analizirajte procese i postupke
Sada kada ste pregledali svoja funkcionalna područja i zaposlenike unutar njih, procijenite procese i postupke koje vaša tvrtka koristi za preuzimanje proizvoda i usluga od koncepta do isporuke.Ispitajte ne samo procese koje svaki odjel koristi za obavljanje svog posla, nego i interakciju između odjela. Primjerice, imate li besprijekoran sustav za prodavače koji ulaze u narudžbe, vaš računovodstveni odjel zatim provodi kreditne provjere i odobrava nove klijente, vaše naloge za popunjavanje i otpremu skladišta i vaš računovodstveni odjel šalje fakture?
Pregledajte Financije
Ako nemate glavni proračun, izradite ga kako biste utvrdili utjecaj vaših operacija na krajnji rezultat. Glavni proračun je financijski alat koji integrira vaš godišnji proračun, glavnu knjigu, izvještaje o novčanom tijeku, izvještaje o dobiti i gubitku, bilance i izvješća o potraživanjima. Navedite glavna područja troškova, kao što su rad, materijali, administracija ili marketing. Utvrdite možete li ih smanjiti kroz poboljšanu organizacijsku strukturu ili preustroj osoblja, ili bolje postupke i postupke. Poredajte izvore prihoda i profitne centre te utvrdite mogu li organizacijske ili kadrovske promjene poboljšati izvedbu u tim područjima.
Izradite preporuke
Nakon što ste analizirali svoju poslovnu strukturu, org grafikon, procese i procedure, navedite područja za poboljšanje i donesite prijedloge. Sastanak sa svakim voditeljem odjela pojedinačno kako biste pregledali svoje nalaze. Koristeći povratne informacije od menadžera, održite grupni sastanak vaših menadžera kako biste raspravili svoje nalaze i zatražili njihov doprinos. Recite im svoje ciljeve, kao što su smanjenje troškova ili troškova proizvodnje, smanjenje otpada, povećanje prodaje ili smanjenje vremena isporuke, povrata ili pritužbi korisnika. Koristite povratne informacije tima za izradu završnog izvješća i preporuka.
