Tvrtke bilježe sve knjigovodstvene transakcije koristeći knjige. Glavna knjiga sadrži stanja sa svih računa koje društvo koristi za financijsko bilježenje i čini središnje mjesto za izvještavanje o financijskim transakcijama. Glavne knjige podružnica sadrže detaljne informacije o odabranim računima. Saldo svake podređene knjige mora biti jednak saldu za odgovarajući račun u glavnoj knjizi. Nekoliko prednosti postoje kada tvrtke koriste pomoćne knjige.
Vrste pomoćnih knjiga
Tvrtke u svoje računovodstvene sustave uključuju nekoliko vrsta pomoćnih knjiga. Uobičajene podružnice vode uključuju knjigu potraživanja i knjigu plaća. Knjiga potraživanja uključuje pojedinačne račune koji se odnose na svakog pojedinačnog kupca. Svaka kreditna prodaja evidentira se na određenom korisničkom računu uz svaku isplatu. Svaki korisnički račun uključuje trenutni saldo. Tekuća stanja za sve kupce zbrajaju se s ukupnim saldom potraživanja. Glavna knjiga za plaćanje uključuje pojedinačne račune za svakog dobavljača. Svaka primljena dostavnica i svako izvršeno plaćanje bilježi se za svaki račun određenog dobavljača. Svaki račun dobavljača uključuje trenutni saldo. Tekuća stanja za sve dobavljače povećavaju ukupni saldo dugovanja.
Detaljne informacije
Jedna od prednosti korištenja pomoćne knjige uključuje detaljne informacije koje se vode u pomoćnoj knjizi. Svaki dobavljač naveden u glavnoj knjizi dugovanja uključuje detaljne informacije o transakcijama. Glavna knjiga sadrži svaki račun, primljeni datum, iznos u dolarima i svaku uplatu poslanu dobavljaču.
Kontrolirati
Još jedna prednost korištenja pomoćne knjige leži u razini kontrole koju tvrtka ima s financijskim informacijama sadržanim u pomoćnoj knjizi. Knjiga računa potraživanja omogućuje upravitelju kredita i osobama koje primaju račune da kontroliraju tekuće stanje svakog klijenta. Kada kupac osporava naknadu, član osoblja za potraživanja može pregledati transakcije unutar tog računa i utvrditi je li spor valjan.
Ograničen pristup
Ograničavanje pristupa zaposlenika na odabrane račune još je jedna prednost korištenja pomoćnih knjiga. Koristeći računalne sustave, tvrtke mogu ograničiti pristup zaposlenika specifičnim računima za koje su odgovorni. Ostalim zaposlenicima nedostaje mogućnost da vide detalje računa sadržanih u pomoćnoj knjizi. To omogućuje tvrtki da čuva povjerljivost podataka o računima kupaca ili dobavljača.
