Poduzeće se sastoji od podnošenja obrazovnog dokumenta prema državnom zakonu, obično u uredu državnog tajnika u kojem tvrtka želi biti locirana. Ovaj formacijski dokument naziva se osnivačkim aktom u većini država, ali je također poznat kao potvrda o osnivanju ili u određenim državama s poviješću korištenja različite terminologije. Posao se smatra uključenim od trenutka kada državni ured prihvati podnošenje i stavi državni pečat ili pečat na dokument, dajući mu ovlaštenje za rad u državi. Oznaka države na osnivačkom aktu je službeni dokaz o osnivanju, s naznakom točnog datuma kada je država prihvatila podnošenje, a korporacija je nastala kao priznati entitet.Država vodi evidenciju podnesaka i na zahtjev dostavlja ovjerene preslike i potvrde kako bi se uvjerila javnost da je društvo registrirano u državi i da je u dobrom stanju.
Potvrda o prijavi
Po podnošenju osnivačkog ugovora državi, poduzeće će primiti potvrdu o upisu poštom. Osim ako poslovni nalozi (i plaćaju) ovjerenu kopiju članaka u vrijeme podnošenja papirologije, račun može biti jedina stavka koju je država vratila kako bi potvrdila da je podnesak prihvaćen. Potvrda o podnošenju treba čuvati u poslovnoj evidenciji tvrtke. U mnogim slučajevima, označavanje originalne potvrde o upisu zajedno s običnom (nepotvrđenom) kopijom osnivačkog akta dovoljan je dokaz o osnivanju, što ublažava potrebu za plaćanjem ovjerenih kopija članaka svaki put kada korporacija mora dostaviti službenu dokumentaciju,
Kopija Statuta
Osnivački akti su javni dokument. Sve države održavaju slikovnu bazu podnesaka, a većina država čini ovu bazu dostupnom putem Interneta. Svaki član javnosti može pristupiti bazi podataka, a ako je značajka dostupna, preuzmite kopiju osnivačkog akta koji je podnesen državi (inače osoba može pozvati državni ured da naruči kopiju).
Ovo preuzimanje će imati oznaku države i naslovnicu s datumom registriranja korporacije, ali će biti samo kopija. Ova verzija, zajedno s potvrdom o podnošenju, može se smatrati dostatnim dokazom o osnivanju za otvaranje bankovnog računa, ali vjerojatno neće biti dovoljna da zadovolji zahtjeve dubinske analize za zahtjev za kredit. Najbolje rješenje je imati barem jednu ovjerenu kopiju osnivačkog akta u knjizi poslovnih knjiga.
Zahtjev za ovjerenu presliku može se lako podnijeti u trenutku podnošenja zahtjeva uz plaćanje dodatne naknade i rezultira vraćanjem potvrde o upisu i kopije predmeta s izvornom državnom markom ili podignutim pečatom. Ovjerena kopija članaka može se dobiti u bilo koje vrijeme nakon podnošenja pisanim zahtjevom i plaćanjem naknade.
Potvrda o osnivanju
Nekoliko država (kao što su Missouri, Novi Meksiko i Gruzija) izdaju ono što nazivaju "potvrda o osnivanju" jednom kada tvrtka registrira svoj osnivački akt. U nekim slučajevima postoji naknada koja se procjenjuje u trenutku podnošenja potvrde. U tim državama, kada se traži dokaz o osnivanju, originalni certifikat je jedini prihvatljiv dokaz. Ako tvrtka ima ovjerenu ili ovjerenu kopiju članaka, ali ne i potvrdu, posao će vjerojatno naići na probleme. Poduzeće može podnijeti zahtjev države za dupliciranim certifikatom uz plaćanje naknade.
Potvrda o dobrom stanju
Drugi prihvatljivi dokaz o osnivanju koji može zauzeti mjesto ovjerene kopije članaka je potvrda o dobroj ugledu. To je dokument koji izdaje država i potvrđuje da je poduzeće registrirano sa stanjem od određenog datuma i trenutno je aktivno i ažurirano o svim potrebnim državnim prijavama. Ovaj certifikat također se stavlja pod pečat. Može se naručiti od države u bilo koje vrijeme, obično uz plaćanje naknade.
Poslovanje
Država kontrolira osnivanje i jedini je subjekt koji definitivno može ustanoviti kada je korporacija registrirana u državi i je li trenutno ovlaštena za poslovanje. Međutim, osnivački akti ne moraju biti ažurirani najnovijim informacijama o tome tko kontrolira korporaciju i radi li prema planu. Često, kada se traži dokaz o osnivanju, značenje se proširuje tako da uključuje dokaz o vlasništvu, dokaz o radu, dokaz o adresi ili dokaz o ovlaštenom potpisniku.
Dakle, dok je certificirani članak ili potvrda o dobrom stanju tehnički dokaz o osnivanju tvrtke, od tvrtke se može zatražiti da dostavi i kopiju svojih podzakonskih akata, zapisnika sa sastanaka odbora, ovlasti za donošenje odluke o korporativnoj odluci da poduzme određenu radnju ili račun za komunalne usluge uspostaviti adresu, ili druge stvari koje potvrđuju svoje ovlasti i namjeru da posluju u državi.
