Zakazivanje je jedan od onih svakodnevnih administrativnih zadataka koje nitko ne želi raditi; međutim, neuspjeh da se razvije sustavan način bilježenja važnih datuma i prekretnica može uništiti najbolje postavljene planove. Glavni kalendar treba sadržavati važne datume, biti automatiziran i uključivati sustav koji omogućuje informiranje ljudi o nadolazećim datumima. Kako bi se učinkovito stvorio glavni kalendar, on mora biti intuitivan, učinkovit i imati dobro napisane postupke za sve korisnike.
Odredite jednu osobu koja će biti odgovorna za održavanje i podršku. Ta bi osoba trebala biti odgovorna za pregled i unos ključnih datuma na kalendaru prije distribucije.
Unesite konačne datume i rokove. Krajnji datumi su možda najvažniji razlog za stvaranje i održavanje zajedničkog glavnog kalendara. Ovi datumi bi se trebali istaknuti i unijeti podebljanim slovima, obojenim ili svim kapama.
Radite sa stručnjacima i pomoćnim osobljem kako biste utvrdili datume prije primjene roka. To ovisi o djelatnosti i organizaciji. Na primjer, možda ćete željeti dati podsjetnik tjedan dana prije sastanka većih proračuna. Međutim, grupni radni čas može zahtijevati samo podsjetnik jedan sat prije događaja. Također ćete htjeti izgraditi vrijeme za putovanje ako događaj nije u neposrednom uredu.
Odredite proces informiranja korisnika o promjenama. To može biti formalni ili neformalni proces. Međutim, to bi trebalo jasno opisati u postupcima. Također ćete morati osigurati način da potvrdite promjenu. To bi mogla biti brza poruka e-pošte sa zahtjevom za potvrdu svim zaposlenicima ili sudionicima sastanka.
Navedite opciju uključivanja datuma praćenja. Datumi praćenja su datumi koji nastaju kao rezultat drugog sastanka. To jest, oni su priključeni na izvorni sastanak. Primjer bi bio AR (potrebna akcija) kako bi se financije dovršile prije sljedećeg sastanka. Biti u stanju priložiti datume praćenja na izvorni sastanak dobar je način automatiziranja procesa i povećanja učinkovitosti na sljedećem sastanku ili događaju.
Ispišite glavni kalendar na dnevnoj i tjednoj bazi i distribuirajte. To je opcionalno, ovisno o organizaciji.
Postavite kalendar na središnje mjesto. To može biti online, u zajedničkoj datoteci ili na zajedničkoj oglasnoj ploči.
