Želite da vaši zaposlenici iskoriste vrijeme odmora po vlastitom nahođenju, ali vaš je posao osigurati da imate zaposlenike u svim odjelima tijekom cijele godine, tako da se normalno poslovanje može nastaviti. Jedini način koordiniranja odmora zaposlenika je stvaranje glavnog kalendara odmora. Možete koristiti razne softverske programe na internetu ili na računalu da biste usporedili rasporede i pravilno upravljali vremenom odmora zaposlenika. Također možete zadržati kalendar na papiru ako vam je draži ta metoda.
Stavke koje su vam potrebne
-
Kalendarski program
-
Predložak kalendara
Elektronički kalendar
Dođite do odabranog softvera kalendara na računalu ili na Internetu. Dostupno je nekoliko programa za izradu elektroničkog kalendara, uključujući programe za obradu teksta, kalendarski softver ili online programe.
Odaberite opciju za dodavanje novog kalendara i dodajte naziv glavnom kalendaru za odmor tvrtke. Spremite ga na tvrdi disk ili na željeno mjesto na mreži ili Internetu na temelju odabira softvera. Blokirajte sve dane ili tjedne da zaposlenici ne mogu uzeti odmor ili obavijestiti upravitelje o ovoj opciji.
Stvorite profile za odabrani softver koji određuju privilegije i opcije koje ljudi imaju. Na primjer, vi i vaša sigurnosna kopija trebate globalna administrativna prava za sve izmjene, ali upravitelji mogu samo dodavati događaje s vremenom početka i završetka koje kasnije odobravate. Dodajte korisnike i njihova korisnička imena u program i dodajte im ispravan profil. Neka upravitelji kreiraju svoje pojedinačne zaporke ili dodaju generički koji mogu promijeniti. Konačno, kako biste kalendar učinili dostupnim svim zaposlenicima, izradite profil i lozinku samo s opcijama pregledavanja koje svaki zaposlenik može koristiti. Ako imate mnogo zaposlenika, možda ćete htjeti stvoriti nekoliko generičkih korisnika i lozinki koje imaju opcije gledanja.
Napravite elektronički predložak koji zaposlenici mogu koristiti kako bi zatražili vrijeme odmora od svojih menadžera. Dodajte mjesto za odobrenje upravitelja. Ovaj predložak možete izraditi iz programa za obradu teksta ili proračunske tablice. Učinite ovaj predložak dostupnim svim menadžerima koji će dati svojim zaposlenicima kada trebaju zatražiti odmor.
Zahtijevati od upravitelja odjela da odobre zahtjeve za odmor koje upućuju zaposlenici. Neka upravitelj upiše zahtjeve za odmor u elektronički kalendar, ali neka vam proslijede kopiju odobrenog zahtjeva za odmor. Neke tvrtke zahtijevaju od upravitelja da prosljeđuju te zahtjeve dok dolaze, dok drugi mogu zahtijevati ažuriranja zahtjeva za odmor na određeni dan u tjednu. Po potrebi pregledajte i odobrite dodane praznike.
Ispisujte kopiju glavnog kalendara godišnjeg odmora i postavite ga u dnevni boravak zaposlenika, kuhinju ili sobu za odmor.
Pratite sve zahtjeve za odmor kako biste osigurali da zaposlenici imaju vremena za knjige za odmor. Ispišite odobrene zahtjeve za odmor i zadržite kopiju u svojim dosjeima osoblja. Proslijedite elektroničku kopiju zahtjeva za plaćanje za plaćanje za njihove zapise.
Kalendar za papir
Preuzmite besplatni kalendar s interneta ili odaberite predložak kalendara iz odabranog softverskog programa. Ispišite kopiju ovog kalendara. Ako je potrebno, možete dobiti i prazne predloške kalendara iz uredskih trgovina. Postavite kalendar na središnje mjesto, poput uredske kuhinje, sobe za odmor ili u sobi za poštu.
Blokirajte svaki tjedan u kojem zaposlenici ne mogu otići na odmor. Možete siviti ova područja ili staviti veliki X na dane kad zaposlenici ne smiju poletjeti.
Zahtijevati od zaposlenika da zapišu svoje zahtjeve za odmor i proslijede ih upravitelju na odobrenje. Nakon što upravitelj odobri, zahtjev će vam biti proslijeđen. Zatim provjerite kalendar kako biste osigurali da sva područja vašeg poslovanja imaju potreban broj zaposlenika prije nego što odobrite zahtjev za isključenje.
Po potrebi dodajte odobrene praznike u kalendar tvrtke. Proslijedite odobrene zahtjeve za odmor na plaću i zadržite kopiju za osobni dosje zaposlenika.
Savjet
-
Prije nego što uspostavite kalendar godišnjeg odmora u tvrtki pregledajte politiku tvrtke i odjeljak o postupku za odmor. Ako ga nemate, morat ćete izraditi politiku i postupke za zahtijevanje odmora u skladu s postupcima odabranim za elektroničke ili papirne kalendare.
Pobrinite se da pravila uključuju informacije koje označavaju da su zahtjevi podložni odobrenju upravitelja i raspoloživom vremenu odmora. Da biste razjasnili bilo kakve probleme u vezi s pravilima, možda ćete htjeti uključiti jezik koji opisuje temelj za prvi pristup, prvi poslužitelj za pravednost, ali navedite kada se višestruki zaposlenici prijavljuju za slobodne dane u istom razdoblju u isto vrijeme, a godišnji odmor odobrava staža.
Uključite obrazac zahtjeva za isključivanje u odjeljak o postupcima u priručniku za zaposlenike. Po potrebi proslijedite ažurirane primjerke za uključivanje u priručnik.
Upozorenje
Pregledajte svoja pravila i postupke kako biste bili sigurni da su u skladu s državnim i saveznim zakonima. Iako se od tvrtki ne traži da daju odmor zaposlenicima, kada to čine, moraju se pridržavati saveznih i državnih zakona u administraciji programa.
Uključite grafikon razgraničenja za godišnji odmor u pravilima kako bi zaposlenici shvatili na koliko odmora imaju pravo na godine radnog staža.
