Upravljanje portfeljem projekata je proces kojim organizacije i poduzeća mogu organizirati, pregledati i analizirati svoje trenutne projekte. Obično se koristi za određivanje prioriteta različitih projekata; obično se razvrstavaju u različite kategorije kao što su financije, rast i korist. Projektni portfelji naposljetku omogućuju upravnom odboru ili upravi da dobiju širi pogled i dublje razumijevanje trenutnih poduzetničkih pothvata.
Sastavite popis trenutnih projekata tvrtke. Uključite svako poduzeće koje poduzeće trenutno ima, bez obzira na to koliko je mala. Osigurajte dovoljno opisnih informacija za svaki projekt tako da se mogu usporediti i upravljati. Na primjer, navedite projicirane financijske troškove projekta, njegove namjeravane ciljeve, koristi, procijenjeno trajanje i način na koji projekt podržava ukupnu strategiju tvrtke.
Na primjer, stambeno poduzeće može sastaviti inventar koji sadrži projekt inicijative za borbu protiv socijalnog ponašanja, projekt obnove nekretnina i novu zgradu. Tvrtka bi također mogla napisati da projekt obnove nekretnina košta milijun dolara, procijenjeno je da će proći 3 godine i da će biti smješteno 800 novih obitelji.
Učitajte ove informacije elektroničkim putem; to će osigurati da se podaci mogu brže i učinkovitije usporediti nego s ljudskim timom. Elektronički podaci također se mogu prenijeti putem e-pošte i odmah se predaju direktoru tvrtke.
Dogovorite sastanak za izvršne direktore i voditelje odjela (tim za upravljanje portfeljem ili PMT). Ti će pojedinci imati najšire znanje o poslovanju i mogu donositi informirane odluke u najboljem interesu tvrtke. Zamolite ih prije sastanka da pregledaju podatke i apsorbiraju informacije za raspravu.
Osigurajte da se tim portfelja slaže s kriterijima za određivanje prioriteta projekta. Pitanja poput financija i koristi obično se koriste za određivanje prioriteta, ali mogu se razmotriti i druga pitanja kao što je potencijal.
Nazovite sastanak i odredite prioritete trenutnih projekata koje poduzeće poduzima. Prioritet treba dati projektima koji se temelje na njihovim financijskim potencijalima, potencijalima rasta i koristi. Projekti s najvišim prioritetom zahtijevat će stalnu pozornost, dok se ostali projekti manjeg prioriteta mogu održati ili isključiti iz agende tvrtke u cijelosti.
Ponovno procijenite upravljanje projektima tvrtke pozivajući PMT na redovnoj osnovi. Organizirajte tromjesečna, mjesečna ili čak tjedna savjetovanja i razgovarajte o tome trebaju li određeni projekti više podrške (čime se povećava njihov prioritet) ili se mogu spustiti dalje na popisu.
