Mnogi paketi za tisak završavaju ravno u koš za recikliranje. Neki od tih paketa jednostavno ne bi zanimali čitatelje, ali drugi su bili samo slabo sastavljeni. Ispravno oblikovanje novinskog paketa povećat će šanse za objavu informacija. Slanje paketa također povećava mogućnost tiskanja informacija - ne samo brzo dobivanje informacija, nego i omogućavanje da se materijal lako reproducira.
Identificirajte svoje ciljeve za slanje novinskog kompleta, a zatim istraživačke novinske organizacije koje mogu pomoći u ispunjavanju tih ciljeva. Urednici imaju vrlo malo dodatnog vremena, stoga ne gubite vrijeme. Mali papir u Ohaju koji objavljuje samo lokalne vijesti nije zainteresiran za press kit s događaja u Kaliforniji. Novinska postaja koja se fokusira na financije nije zainteresirana za press kit o rock koncertu. Nakon što ste identificirali odgovarajuće medijske kuće, pronađite adresu e-pošte i ime urednika, ako je moguće, pretraživanjem Interneta ili pozivanjem organizacije. Općenita adresa e-pošte tvrtke može se koristiti ako e-pošta urednika nije dostupna. Upoznajte se ne samo s medijima, već i sa stilom medija. Što je novinski kit bliži stilu medijske organizacije, to bolje.
Napišite kratku izjavu (3 do 10 riječi) o tome što šaljete u naslov poruke e-pošte. Ako je moguće, pokušajte pokazati zašto bi određena medijska kuća bila zainteresirana za informacije. Na primjer, ako se komplet šalje na lokalno fokusirani papir, uključite mjesto događaja ili poslovanja u naslovnu liniju.
Odmah navedite točku u tijelu poruke e-pošte, i ako je moguće, povežite tu glavnu točku sa stilom i interesima medija. Ono što uključite u tijelo e-pošte razlikovat će se ovisno o tome što je uključeno u komplet za tisak. Ako je komplet za medije samo priopćenje za javnost, uključite tekst izdanja u tijelu poruke e-pošte i priložite izdanje radi praktičnosti. Ako je komplet za tisak paket o nekom događaju, napišite kratku izjavu u kojoj se navodi što je događaj, kada je i što ste priložili. Ako je komplet za tisak o lokalnoj tvrtki, napišite kratku izjavu o tome zašto šaljete komplet.
Priložite datoteku za kit za e-poštu. Budite pažljivi na format datoteke koji šaljete, međutim, budući da neće svaki medij moći otvoriti svaku vrstu datoteke. Općenito, PDF-ove (Portable Document Formats) mogu otvoriti gotovo svi, a softver za preglednik je besplatan za preuzimanje. PDF-ovi će također osigurati da ono što vidite na zaslonu računala bude ono što primatelj vidi, bez promjena formatiranja s različitih računala. RTF-ovi (Rich Text Format) također se lako mogu otvoriti; međutim, format nije sačuvan u RTF datoteci i nije najbolji za dokumente s grafikom.
Provjerite jesu li sve fotografije namijenjene reprodukciji dovoljno velike da biste ih mogli ponovno tiskati visoke kvalitete; nemojte komprimirati sliku kako bi e-pošta poslala brže. Tekstualni dokumenti mogu se kombinirati u jednu datoteku, ali fotografije koje treba razmotriti za objavljivanje moraju biti priložene kao zasebne datoteke, jer se slike ne mogu lako odvojiti od dokumenta. JPG format datoteke često je najbolji za slike.
Vratite se na tijelo e-pošte. Na kraju, navedite koje ste dokumente priložili i zašto; također navedite jesu li datoteke dostupne u drugom formatu. Na samom kraju e-pošte navedite svoje potpune podatke za kontakt.
Prije slanja e-pošte provjerite sve aspekte. Provjerite je li adresa e-pošte ispravna, tijelo e-pošte nema pogrešaka te su priložene ispravne datoteke.
