Pisma namjere su formalni dokumenti koji su dio između prijedloga i pravnog ugovora. Oni iznose glavne pojedinosti poslovnog dogovora ili prijedloga istraživanja s namjerom da sve uključene strane budu jasne o ključnim točkama. Zbog svoje prirode ova slova imaju određenu strukturu; stoga je važno znati formatirati pismo namjere.
Otvorite novu datoteku u softveru za obradu teksta. Na prva tri do četiri retka dokumenta unesite svoje ime i adresu. Ostavite prazan redak i unesite ime i adresu primatelja pisma. Ostavite još jedan prazan redak i unesite datum. Dodajte još dva prazna retka. Započnite ispravno pismo tako što ćete ga adresirati primatelju po imenu; kao što je "Dragi gospodine Jones."
Započnite prvi stavak objašnjavajući zašto pišete. Ako se radi o poslovnom pismu, navedite prethodne odnose s tvrtkom koji su vas doveli do preliminarnih ugovora koje ste do sada sklopili. Ako je riječ o pismu namjere s koledža ili sveučilišta, ukratko objasnite svoju pozadinu i vjerodajnice; kao što su relevantne kvalifikacije i iskustvo.
Započnite novi stavak. Pojedinosti o svom prijedlogu, uključujući relevantne detalje o svim dogovorenim aspektima projekta. To može potrajati dva ili više odlomaka, ovisno o složenosti projekta. Za tvrtke, svakako iznesite na običnom jeziku svaki aspekt projekta; od određivanja cijena do predviđenog završetka ili datuma isporuke. Za prijedloge istraživanja, objasnite koja je svrha istraživanja i kako će se postići.
Dodajte posljednji odlomak. U poslovnom pismu namjere, ovaj stavak služi za definiranje svih stručnih pojmova koji se koriste u pregledu projekta i pojedinosti o svim relevantnim informacijama, kao što je dogovoreni rok za donošenje konačnih uvjeta. Za istraživačka pisma, dodajte bilo kakve dodatne relevantne informacije prijedlogu, kao što je ime bilo kojeg učitelja ili mentora kojeg ste već postrojili.
Napišite završnu liniju u kojoj tražite odgovor na vaše pismo namjere. Dodajte odjavnu liniju, kao što je "S poštovanjem". Ostavite tri do četiri prazna retka u kojima se možete potpisati kada se slovo ispiše. Upišite svoje ime, svoje kvalifikacije (ako je potrebno). Ako pišete poslovno pismo namjere, dodajte svoju poziciju u tvrtki ispod svog imena. Spremite kopiju pisma za svoje zapise.
Savjet
-
Budući da će primatelji ovih pisama namjere vjerojatno primiti mnoga takva pisma kao i druge poslove s kojima se suočavaju, bitno je da ostanete sažeti. Trebate uključiti samo one detalje koji su relevantni za projekt, pa čak i tada, samo one detalje koji su već dogovoreni. Sve ostalo može čekati daljnje rasprave.
Upozorenje
Pisma namjere postoje unutar maglovitog pravnog područja između ponuda i stvarnih ugovora. Budući da se radi o izjavi o tome gdje su pregovori došli, a ne dokumentu koji detaljno opisuje obvezujući sporazum, hoće li bilo koji uvjeti u ugovoru u konačnici biti obvezujući za bilo koju od stranaka, bit će stvar sudova ako se dogovor kasnije pokvari. Uvijek se posavjetujte s odvjetnikom prije nego što počnete djelovati oslanjajući se na uvjete pisma namjere.
