Izrada službenog dokumenta obično zahtijeva notarski pečat. Bilo da se radi o potpisivanju dokumenata o nekretninama i zajmu ili da se bez sumnje dokaže da je potpis autentičan, zapošljavanje javnog bilježnika je jedan od načina da to učinite. Svaka država ima svoja pravila za ovjerene dokumente. U Kaliforniji državni tajnik nadzire licenciranje bilježnika i zahtjeve za dokumente.
Uloga javnog bilježnika, koji se općenito naziva "bilježnikom", jest osigurati da osoba koja potpisuje dokument je osoba za koju tvrdi da je, da je u pravu, razumije sadržaj dokumenta i da nema nikakvog nepotrebnog pritiska da ga potpišete. Da biste postali javni bilježnik u Kaliforniji, morate živjeti u državi, imati najmanje 18 godina, završiti tečaj i testiranje od strane državnog tajnika i proći provjeru pozadine.
Pečat
Dio postupka certificiranja javnog bilježnika je pečat pečata na ovjerenom dokumentu. Kalifornijska pravila zahtijevaju da se ovaj pečat čuva pod ključem, a javni bilježnik mora poduzeti korake kako bi ga osigurao od krađe ili zlouporabe. Pečat je gumeni pečat, iako se ponekad koristi otisak. Mora biti čitljivo i dovoljno tamno da se pojavi u fotokopiji dokumenta. Ove marke su izrađene po narudžbi tako da se na njemu pojavljuju vaše ime i identifikacijski broj, datum isteka vaše provizije i Kalifornijska županija u kojoj ste položili vašu zakletvu.
Identitet
Identitet potpisnika je jedna od stavki koje bilježnik potvrđuje prilikom potvrđivanja dokumenta. U Kaliforniji se ti potpisi moraju pojaviti osobno pred vama, jer online ovjera dokumenata nije legalna u državi. Potrebno je predočiti odgovarajuću identifikaciju prije nego što možete ovjeriti dokument. Primjeri valjane identifikacije uključuju vozačku dozvolu Odjela za motorna vozila u Kaliforniji (ili onu koju je izdala druga država, Kanada ili Meksiko), putovnicu ili osobnu iskaznicu iz bilo koje države. U Kaliforniji svjedoci mogu biti zamjena za osobnu iskaznicu potpisnika. Međutim, oni vam moraju pokazati svoju identifikaciju, umjesto potpisnika. Neki oblici ID-a koji nisu prihvatljivi za ovjeru dokumenta u Kaliforniji su kartica socijalnog osiguranja, rodni list ili kreditna kartica.
Časopis
Kalifornijski bilježnik dužan je voditi dnevnik svih ovjerenih dokumenata u redoslijedu od kada su certificirani. Baš kao i zahtjevi za pečat, časopis treba stalno čuvati na sigurnom. Časopis sadrži datum i vrijeme, vrstu ovjerene dokumentacije i korištene osobne iskaznice, naplaćenu naknadu i potpis svake osobe koja traži pečat bilježnika. Ako je ovjereni dokument povezan s transakcijom nekretnina ili punomoći, svaka osoba čiji je potpis ovjeren mora dostaviti otisak desnog palca u dnevnik. Časopis je vaše vlasništvo i ne smije se dijeliti ni s kim, uključujući drugog bilježnika ili poslodavca, čak i po raskidu.
