Ako predlažete rješenje dugogodišnjeg problema, vjerojatno ćete od upravitelja zatražiti da podnesete službeni prijedlog. Iako trajanje varira ovisno o informacijama koje trebate obuhvatiti, većina formalnih prijedloga sastoji se od određenih glavnih komponenti sličnih onima u formalnim izvješćima. Oni obično uključuju prefatory, tijelo i dodatne dijelove. Kao što ime govori, uvodni dio prijedloga uvodi čitatelja u koncept.
Detalji o naslovu
Naslov fly je prva stranica prijedloga postavljena odmah nakon naslovne stranice koja ne sadrži ništa drugo osim naslova. Slijedi naslovna stranica, koja osim naslova nosi i imena pisca i osobe koja je ovlastila pisca da podnese prijedlog, zajedno s njegovim nazivom, službenom adresom i kontaktnim podacima. Ova stranica također mora sadržavati datum podnošenja prijedloga.
pisma
Pisani prijedlozi moraju sadržavati odobrenje koje slijedi odmah nakon naslovne stranice. Nakon toga slijedi prosljeđivanje ili propratno pismo koje je napisala osoba koja je napisala prijedlog. Propratno pismo treba se obratiti primatelju i identificirati prijedlog po naslovu. Ovo službeno pismo općenito daje informacije o svrsi dokumenta, bez ulaženja u detalje onoga što pokriva ili zaključaka na kojima je autor stigao. Pisac može koristiti propratno pismo kako bi potvrdio pomoć koju je dobio u pripremi prijedloga.
Sadržaj
Sadržaj daje pregled strukture prijedloga. Sadrži sveobuhvatan popis naslova u dokumentu, zajedno s odgovarajućim brojem stranice pored svakog dokumenta. Od vitalne je važnosti uskladiti ove naslove s dovoljno praznina i lidera kako bi se pružio jasan prikaz informacija. Ako prijedlog sadrži značajan broj slika, tablica, grafikona ili drugih vizualnih pomagala, treba ih navesti na zasebnoj stranici kao “Popis ilustracija” odmah nakon sadržaja.
Sažetak
Ovaj dio sadrži sažete informacije o sadržaju koji se pojavljuje u prijedlogu. Slijedeći nacrt sadržan u sadržaju, sažetak uvodi temu, daje relevantne podatke i sažima zaključke i preporuke osobe koja daje prijedlog. Svrha ovog sažetka je pružiti ptičju perspektivu teme za brzi uvid u zaposlene rukovoditelje. Iako se to pojavljuje pred glavnim dijelom prijedloga, lakše je sastaviti ovaj dio posljednji, nakon sastavljanja cijelog dokumenta.
