Bez obzira jeste li zaposlenik koji piše izvješće za svog šefa, ili vlasnik tvrtke koji izvješćuje vašeg glavnog upravitelja, najbolji alat je okvir "zašto-kako-kako". Zašto pišete ovo izvješće? Koje informacije čitatelj treba znati? Kako ćete predstaviti svoje preporuke ili zaključke? Slijedom ove strukture dat će se logičan tijek vašeg dokumenta. To će dati vašem šefu ili izvršnom direktoru precizne informacije potrebne za donošenje dobro informirane poslovne odluke.
Usredotočite se na zašto
Shvatite zašto pišete izvješće. Bitno je da ste jasni u svrsi izvješća, inače biste svoje pisanje mogli prilagoditi pogrešnoj publici ili izostaviti vitalne informacije. Postavite pitanja ako je potrebno. Ako će se izvješće dostaviti višestrukim odjelima, razmislite treba li uključiti pojedinačne odjeljke koji se odnose na probleme svakog odjela.
Odlučite koje podatke uključiti
Prikupite potrebne informacije, kao što su financijski podaci, grafikoni i grafikoni. Razgovarajte s osobama čija su mišljenja relevantna za vaše izvješće. Zatim odlučite o najvažnijoj točki ili točkama za koje mislite da publika treba znati. Započnite s pisanjem nekoliko odlomaka koji označavaju istaknute točke ili strukturirajte podatke u popis stavki koje su označene točkama.
Odlučite kako predstaviti svoju preporuku
Dajte izvješću naslov. Ukratko opišite pojedinosti zadatka ili razlog pisanja izvješća. Opišite svoj način prikupljanja informacija. Organizirati logično izvješće, na primjer, prema osnovnim temama. Svakako uključite dovoljno informacija da biste pokazali da ste detaljno istražili temu. Završite izvješće sa svojim zaključkom ili preporukom, na temelju vaših nalaza.
Dodajte sažetak
Vratite se na početak svog izvješća i dodajte paragraf ili dva koji sažima glavne točke izvješća. Alternativno, koristite metke za strukturiranje svojih ideja. Izvršni sažetak može biti sve što vaš šef ima vremena za čitanje, pa budite sigurni da uključite sve relevantne informacije. Ukratko, o čemu se radi u izvješću? Koji su glavni nalazi? Što predlažete ili preporučujete? Što se dalje događa? Uredite svoj sažetak dok ne dostavi bit vašeg izvješća unutar vremena čitanja od jedne ili dvije minute.
Formatirajte izvješće
Ako postoji vodič za stil tvrtke, pazite da ga slijedite. Inače, formatirajte izvješće u lako razumljivom stilu, čineći kopiju što je moguće jednostavnijom za skeniranje. Koristite jasne naslove za odvojene teme; zbog toga Vašem šefu nije lako pronaći relevantnu stranicu u izvješću. Razmislite o isticanju važnih činjenica u velikom fontu ili podebljanim ispisom. Organizirati sva financijska izvješća, tiskane materijale ili druge popratne dokumente u dodatku na kraju izvješća.
Provjerite i provjerite
Provjerite u izvješću ispravan pravopis i gramatiku. Online provjere pravopisa i provjere gramatike su korisne, ali ne dopuštaju uvijek kontekst.Ako je moguće, neka netko provjeri izvješće s očima s pogreškama. Zamolite lektora da općenito izvijesti o izvješću. Jeste li ostavili misao nedovršenom? Jeste li dosljedno koristili industrijsku terminologiju? Je li lako razumjeti? Ne pokušavajte impresionirati svojim zvjezdanim riječnikom - umjesto toga težite jasnoći.
