Ako ste u odboru i trebate sastaviti izvješće za raspravu o vašem sastanku, važno je osigurati da ste spremni za sastanak i razumjeti osnove o tome kako napisati izvješće odbora. Nakon nekoliko koraka možete od početka do kraja završiti i imat ćete cjelovito izvješće koje će dati pojedincu ili skupini praćenje napretka vašeg odbora.
Donesite sa sobom olovku i papir ili prijenosno računalo na sastanak odbora. Napravite evidenciju o datumu, vremenu, sudionicima, uključujući naslove i duljinu sastanka. Zapišite teme na dnevnom redu i što se moglo raspraviti bez određenog vremena. Imajte na umu tko se složio i tko se ne slaže, razlog i druge važne informacije koje su se dogodile tijekom sastanka. Ako nije dogovorena tema o odboru i odbor odluči raspraviti do budućeg sastanka, pobrinite se da to zapamtite i kada će se odbor ponovno sastati na tu temu.
Izradite izvješće iz bilješki koje detaljnije pregledava sastanak, dajući sve informacije u organiziranom formatu. Možda ćete htjeti početi s naslovnicom koja uključuje datum, vrijeme, duljinu sastanka i koji su sudjelovali.
Nastavite pisanjem prve teme sastanka odbora, kao i detaljne informacije o tome što se raspravljalo i što je odlučeno, uključujući informacije o glasovima odbora. Prođite kroz svaku temu i učinite isto. Ovisno o vrsti odbora i razlogu za sastanak, možda želite uključiti potencijalne čimbenike rizika ako se neka radnja ne provodi ili ako radnja nije određena. Napišite kada će se odbor ponovno sastati. Napišite popis onih koji će primiti izvješće na dnu popisa.
Pročitajte izvješće kako biste bili sigurni da u dokumentu nema znakova interpunkcije i gramatičkih pogrešaka. Provjerite izvješće odbora kako biste bili sigurni da je sadržaj točan i provjerite s bilješkama. Prije završetka cjelokupnog izvješća o sastanku po potrebi revidirajte dokument.
Napravite kopije i dostavite izvješće polaznicima, kao i upravni odbor, druge odbore, menadžere ili druge, ako je to relevantno.
Savjet
-
Ako želite snimiti sastanak, provjerite imate li dopuštenje svakog člana odbora prije snimanja sastanka.
Upozorenje
Izbjegavajte stavljanje informacija u izvješće koje se isključuju iz teme kako biste izbjegli popunjavanje i držite se činjenica. Primjerice, ako je netko u odboru počeo govoriti o svojoj djeci, nemojte ga uključiti osim ako se ne odnosi na neki posao koji radi odbor, kao što je program čitanja za djecu.
