Upravljanje događajima uključuje primjenu praksi upravljanja projektima u dizajniranju, planiranju i koordiniranju posebnih prigoda kao što su zabave, prikupljanje sredstava, sportske aktivnosti i druga pitanja. Ovisno o veličini događaja, informacijski sustavi (računalni programi koji se tipično sastoje od spremišta podataka i korisničkog sučelja za upravljanje podacima) koriste se za praćenje osoblja i resursa.
Povijest
Industrija upravljanja događajima je u posljednjih 50 godina strahovito porasla jer se događaji više ne održavaju isključivo u velikim gradovima. Od 1949. Vijeće za vezu s Konvencijom osiguralo je alate i programe za profesionalce iz industrije. Njegova inicijativa za razmjenu prihvaćenih praksi radila je na razvoju relevantnih standarda od 1997. godine. Konkretno, Savjetodavno vijeće za tehnologiju nastoji razviti standardne obrasce i protokole za informacijske sustave za upravljanje događajima. Osiguravanjem kompatibilnosti između sustava ovi standardi promiču učinkovitost. Jednom relativno neregulirana struka, event management je sada čak i područje studija na sveučilištima, koji nude programe certifikata i diploma. Ovi programi pružaju specijaliziranu poduku o zadacima koji se obično koriste za upravljanje događajima, a koji automatiziraju mnoge funkcije planiranja i logistike.
Funkcija
Informacijski sustav za upravljanje događajima osmišljen je kako bi se olakšalo praćenje osoblja i resursa potrebnih za vođenje događaja. Obično je njegova primarna svrha pružanje podrške za raspoređivanje i registraciju. Osim toga, druge funkcije omogućuju usklađivanje kadrovskih zahtjeva s raspoloživošću osoblja. Sustav također prati troškove i izdatke. Nakon događaja sustav izdaje izvješća za administrativno osoblje. Informacijski sustavi za upravljanje događajima omogućuju planerima da koriste procese i tehnologiju za koordinaciju aktivnosti koje rezultiraju dobro vođenim događajem.
Značajke
Koristeći specijalizirani softver i hardver za manipuliranje informacijama i podacima pomoću određenih postupaka, informacijski sustavi za upravljanje događajima pružaju upraviteljima događaja informacije koje su im potrebne za održavanje konkurentne poslovne prednosti. Informacijski sustavi za upravljanje događajima podržavaju organiziranje zabavnih, osobnih ili korporativnih aktivnosti. Skalabilni sustavi omogućuju planiranje, prodaju i prodaju vašeg događaja. Drugim riječima, bez obzira koliko velika ili mala konferencija, party ili sajam je, korištenje informacijskog sustava za upravljanje događajima pomoći će vam da ga planirate i pokrenete.
Prednosti
Automatiziranje procesa registracije korištenjem informacijskog sustava za upravljanje događajima smanjuje pogreške, štedeći vrijeme i novac. Upravljanje donacijama na internetu povećava vjerojatnost doprinosa. Mehanizmi za izradu biltena i druge internetske komunikacije pružaju način gubitka troškova (i ekološki prihvatljiv) za dosezanje široke publike, što povećava sudjelovanje. Općenito, informacijski sustavi za upravljanje događajima omogućuju vam da pojednostavite komunikaciju i smanjite operativne troškove.
Razmatranja
Koristite svoje baze podataka da biste točno procijenili svoju publiku za svaki događaj. Odredite odgovarajuće marketinške strategije na temelju rezultata iz prošlih događaja. Provesti analize o logističkim podacima kako bi se odredila područja koja zahtijevaju operativno poboljšanje.
