Voditelj ureda, ponekad poznat i kao recepcionar ili službenik, ispunjava veliki broj uloga. Ovaj položaj prema klijentima, koji se obično nalazi u ugostiteljskoj industriji, služi i za sučeljavanje s klijentima i za obavljanje poslovnih dužnosti. Iako se odgovornosti i naknade znatno razlikuju od organizacije do organizacije, pa čak i unutar tvrtki, mnogi voditelji ureda dijele nekoliko osnovnih dužnosti.
Korisničko sučelje
Voditelji ureda često komuniciraju s klijentima, često ih pozdravljaju dok ulaze u ustanovu, odgovarajući na upite i generirajući prodaju. Prema općenitom opisu posla objavljenom na web-mjestu za zapošljavanje Career Builder, voditelji ureda mogu primati i obrađivati uplate od kupaca i po potrebi dostavljati račune. U nekim slučajevima, prema riječima Career Buildera, voditelji ureda se također bave problematičnim klijentima ili gostima i angažiraju odgovarajuće sigurnosno osoblje za rješavanje problema sigurnosti korisnika. Ovisno o organizaciji, voditelj ureda može povezati sve goste ili samo s onima koji se smatraju osjetljivima ili važnima.
Upravljanje uredima
Front office menadžeri osigurati prednji ured poslovanja i dalje raditi na učinkovit način. Upravljanje uredom može uključivati analizu troškova kako bi se troškovi smanjili na minimum, prema opisu posla objavljenom na web stranici hotela Mule, a neki menadžeri pregledavaju dnevne dnevnike kako bi održali svijest o poslovnim aktivnostima. Voditelji ureda moraju poznavati tipične uredske aplikacije kao što su proračunske tablice i procesori riječi. Prema internetskoj stranici za zapošljavanje Job Fool, zaposlenici na tom položaju također mogu koristiti vlastite sustave tvrtke za održavanje poslovanja.
Upravljanje korisničkim iskustvom
Zaposlenici na radnom mjestu voditelja ureda imaju značajnu odgovornost da osiguraju da klijenti i gosti dobiju primjerenu uslugu. Osim što jednostavno komuniciraju s klijentima i rješavaju sigurnosne probleme, voditelji ureda također djeluju kao jedinstvena kontaktna točka za pritužbe klijenata i eskalirana pitanja. Voditelji ureda mogu odobriti promotivne cijene kao odgovor na pregovore s klijentima, prema opisu posla objavljenom u hotelu Mule, a neki menadžeri imaju pravo davati popuste, kredite za usluge ili besplatnu uslugu nezadovoljnim gostima. Voditelji ureda također mogu raditi s drugim grupama unutar tvrtke, kao što je održavanje i održavanje, kako bi se osiguralo da gosti vide čistu, potpuno operativnu imovinu po dolasku.
Nadzor osoblja
Ovisno o organizaciji, voditelji ureda mogu biti odgovorni za nadzor članova hotelskog osoblja. Nadzorne dužnosti, prema The Job Fool, mogu uključivati raspoređivanje osoblja kako bi se zadovoljili zahtjevi kupaca, planiranje i dodjeljivanje posla te razvijanje komunikacije među zaposlenicima. Voditelji ureda mogu planirati i provoditi periodične sastanke osoblja, pa čak i surađivati s čelnicima drugih odjela kako bi osigurali završetak organizacijskih zadataka. U nekim slučajevima, zaposlenici na tom položaju razvijaju i provode obuku kako bi zaposlenici bili u tijeku s promjenama u poslovanju.
