Kao poslodavac, vi ste odgovorni za slanje poreznih izvješća W-2 svakom zaposleniku do 31. siječnja. Čuvanje Vaših W-2 kopija već nekoliko godina štiti od tvrdnji da ih niste poslali na vrijeme i služe kao obrana reviziju.
Zahtjevi za vođenje evidencije
Porezna uprava može izvršiti reviziju porezne prijave malog poduzeća do tri godine nakon podnošenja prijave, prema pravnoj internetskoj stranici Nolo. IRS potiče vlasnike tvrtki da zadrže sve porezne dokumente, uključujući W-2s, najmanje četiri godine nakon podnošenja. Nolo nudi još konzervativniji prijedlog držanja evidencije najmanje šest godina nakon podnošenja.
Razlozi za zadržavanje
Osim korištenja izjava W-2 kao dokumentacije u reviziji, želite ih zadržati u slučaju da zaposlenici tvrde da nisu primili kopiju. Zaposlenicima se upućuje da vas kontaktiraju ako ne dobiju W-2 u roku od dva tjedna od roka 31. siječnja. U tom trenutku možda ćete morati poslati drugu kopiju. Također trebate čuvati kopije poreznih podataka o poslovanju, uključujući povrat novca za koje ste prijavili dohodak zaposlenika, najmanje šest godina.
