Ako imate pritužbu potrošača o proizvodu ili usluzi koji nije ispunio vaša očekivanja, jedan od najboljih načina da se pobrinete da se vaši problemi shvate ozbiljno jest pisanje žalbenog pisma. Iako je možda teško odrediti najbolji način za pokretanje žalbenog pisma, postoje brojne različite strategije koje možete poduzeti.
Obraćanje Pismu
Adresiranje pisma žalbe određenoj osobi smanjit će vjerojatnost da će vaše pismo biti ignorirano ili "pasti kroz pukotine". Započnite pismo tako što ćete ga uputiti određenoj osobi koja je ovlaštena odgovoriti na vašu pritužbu. Ne zaboravite uključiti naslov te osobe. Web-mjesto tvrtke obično ima informacije o tome tko ili gdje usmjeriti pritužbe klijenata. Prije pisanja svog pisma napravite neka istraživanja kako biste bili sigurni da ih šaljete odgovarajućoj osobi.
Dođite do točke
Počnite s kratkim naslovom koji upućuje na problem koji pokušavate riješiti, prije prvog stavka, s što je više moguće pojedinosti. Na primjer, ako se vaš prigovor odnosi na let zrakoplovom, navedite datum putovanja, put i broj leta. Nakon naslova prvog stavka trebalo bi sažeti prigovor. Brzo se pozabavite točkom, u prvoj rečenici prvog stavka, i iznesite konkretne pritužbe vezane uz proizvode ili usluge tvrtke. Uključite što više detalja dok ostajete sažeti i poštovani.
Počnite s pozitivnim
Još jedan način pokretanja žalbenog pisma jest pomoću prvog stavka reći nešto pozitivno o proizvodima ili uslugama tvrtke prije pokretanja žalbe. Ovaj pristup stavlja čitatelja na manje suprotstavljen položaj, što ga može navesti da bude spremniji surađivati s vama na rješavanju vaše pritužbe. Započnite svoju prvu rečenicu s povoljnim iskustvom koje ste imali s tvrtkom u prošlosti, naglašavajući neke od pozitivnih atributa tvrtke, a zatim naznačite prirodu vaše žalbe u drugoj rečenici ili paragrafu.
Opći savjeti
USA.gov nudi savjete o tome kako napisati učinkovito žalbeno pismo, napominjući da je često tiskano pismo poslano poštom najučinkovitiji način kontaktiranja tvrtke. Također ćete vjerojatno dobiti bolje rezultate ako koristite izravan, ne-konfrontacijski ton; bijesno, prijeteće ili sarkastično pismo može biti manje učinkovito od slova koje je mirno i racionalno. Osim toga, trebali biste jasno navesti kako želite riješiti problem. Konačno, dokumentirajte svaki korak koji ste napravili i svako slovo koje pišete i čuvajte kopije.
