Softverski paketi kao što je SAP dali su tvrtkama moćan način za praćenje financijskih i operativnih podataka, ažuriranje u realnom vremenu i, ako je potrebno, korekcija tečaja. Softverske baze podataka nastavljaju se razvijati i poboljšavati, s povećanjem mogućnosti praćenja i izvješćivanja o bilo kojoj vrsti poslovne transakcije ili aktivnosti. Korisnici moraju iskoristiti trening i tutorijale kako bi dobili najviše od tih sustava i raditi kroz njih kako bi maksimizirali učinkovitost i protok informacija.
Razumjeti funkciju SAP-a i način na koji pohranjuje podatke. SAP sustav je višedimenzionalni softverski program za baze podataka. Velike tvrtke koriste ga za upravljanje mnogim poslovima u tijeku s jednim programskim paketom. SAP-ove tvrtke koriste kao ERP, ili kao planiranje resursa poduzeća, rješenje za upravljanje mnogim ključnim funkcijama poslovanja u stvarnom vremenu. Kvaliteta podataka ovisi o pravovremenom i točnom unosu.
Upoznajte se s načinom na koji je SAP prilagođen vašoj tvrtki kako biste razumjeli kako protiču računovodstveni unosi. SAP je vrlo prilagodljiv, s određenim značajkama koje, nakon promjene, utječu na cijeli sustav. Osim toga, svaki specifični modul unutar SAP-a može se konfigurirati tako da odgovara potrebama određene organizacije. Iz tog razloga, SAP tutoriali imaju tendenciju da budu donekle specifični za tvrtku i obično ih kreira tim za informatičku tehnologiju ili SAP-ove savjetnike.
Slijedite cijelu transakciju koju želite snimiti i provjerite jesu li unosi već izvršeni automatski; SAP pohranjuje informacije za sve module u jednoj bazi podataka, što omogućuje ažuriranje u realnom vremenu na više različitih informacija u isto vrijeme. Na primjer, rasporedi proizvodnje pokreću se prodajnim aktivnostima, a računovodstveni unosi se automatski odvijaju kao rezultat proizvodnih i prodajnih unosa.
Upoznajte specifičnu SAP verziju svoje tvrtke prije pokušaja snimanja unosa. SAP sadrži nekoliko različitih modula. Ne koriste sve tvrtke svaki modul i to može utjecati na način unosa. Moduli uključuju rad u slojevima, a računovodstveni moduli uključuju financijsko računovodstvo i kontroling. To obuhvaća automatizirano izvješćivanje i upravljanje dugovanjima i potraživanjima zajedno s drugim podračunima glavne knjige definiranim kontnim planom organizacije. Unosi dnevnika automatski se knjiže kada se prodaja i plaćanja unesu u sustav. Kontrolni modul upravlja troškovima i prihodima tvrtke, a ažuriranja se također događaju automatski. Ostali moduli uključuju upravljanje imovinom, planiranje projekta, tijek rada, ljudske resurse, upravljanje materijalima, planiranje proizvodnje i prodaju i distribuciju.
Shvatite da neki tutoriali mogu biti malo generički. Modul financijskog računovodstva obično je konfiguriran da zadovolji potrebe određene tvrtke. Svaka tvrtka ima svoj jedinstveni kontni plan, odjele i mjesta troška. Osim toga, nije svaka tvrtka koristi iste vrste funkcionalnosti u softveru. Neke tvrtke možda imaju izvoznu prodaju, na primjer, što bi uključivalo postavljanje računa za izvozne klijente i dodavanje novog računa prihoda kako bi se posebno pratio prihod od izvozne prodaje. SAP-ov implementacijski tim, bilo da je zaposlen u tvrtki ili radi kao vanjski konzultant, trebao bi pružiti vodiče i obuku za svaki SAP modul.
Pregledajte online izvore za opće upute i informacije. Online izvori pružaju vodiče za računovodstvo i druge module, iako oni mogu biti usmjereni prema različitim vrstama poslovanja. Na primjer, Sveučilište u Scrantonu nudi online vodič za module financijskog računovodstva i kontrolinga, zajedno s drugim modulima SAP-a.
