Kada trebate ažurirati priručnik za obuku, poslovni proces ili priručnik, savršeno vozilo je dopis o obuci. Oblik zapisa omogućuje vam da ciljate svoje primatelje i uključite pravovremene informacije o praćenju, a posebno je korisno u situacijama u kojima su postojeći postupci dodani novim pravnim razmatranjima ili potrebnim koracima. Slijedeći nekoliko jednostavnih koraka, možete osigurati da vaš dopis jasno i jezgrovito komunicira vaše ideje, izbjegavajući uobičajene zamke.
Prepoznajte svoju publiku. To će vam pomoći da uključite najrelevantnije informacije za vaš dopis. Na primjer, ako pišete kako biste objasnili kako koristiti novi fotokopirni uređaj na trećem katu, nemojte slati dopis svakom zaposleniku u zgradi. Ili, ako novi zakon utječe na to kako se izjave podnose u odvjetničkom uredu, ne morate uključiti tim za održavanje.
Predstavite svoju temu. Prvih nekoliko redaka trebat će čitateljima dati do znanja zašto im je ovaj dopis važan. Dajte im do znanja što je stari proces ili na koji se trenutni proces odnosi ovo ažuriranje, kao i razlog ažuriranja.
Navedite nove korake ili zahtjeve. Koristite samo jednu razinu naslova i čuvajte svoja objašnjenja sažeta i fokusirana. Uključite ažurirane informacije kao i sve prethodne korake ili procese koje više ne treba slijediti ili izvesti.
Uključite vremensku liniju. Jasno dajte do znanja publici kada će nova pravila stupiti na snagu. Ako se radi o neposrednoj promjeni, jasno navedite postoji li bilo kakvo razdoblje mirovanja ili prijelazni postupak za prethodni postupak. Na primjer, ako postoji novi obrazac za traženje dopusta, neka zaposlenici znaju što će se dogoditi s zahtjevima koji se već obrađuju.
Zatvorite s daljnjim koracima. Na kraju podsjetnika, neka vaša publika zna što bi trebali učiniti ako imaju pitanja na koja u vašem dokumentu nije odgovoreno. To može uključivati vezu do dodatne dokumentacije ili broj kontakta koji mogu nazvati. Ako je vaš podsjetnik za obuku dio niza ažuriranja, navedite kada će sljedeće ažuriranje biti spremno.
Savjet
-
Ograničite svoj podsjetnik na jednu primarnu temu. Koristite drugu osobu (vi) da biste izravno razgovarali s publikom.
