Za svaku organizaciju slavljenje građevinske posvećenosti je vrhunac godina rada i planiranja. Postoji mnogo načina za planiranje ove komemoracije. Uživajte u vremenu koje kreativno odlučujete o tome koje su komponente najprikladnije za vaš događaj. Hoće li doći do rezanja vrpce? Što je s ručkom? Želite li uključiti religijsku komponentu? Mnoge od tih ideja mogu ovisiti o vašem proračunu, ali vrijedi istražiti. Jednom kada imate neke smjernice, započnite proces planiranja.
Postavite datum nekoliko mjeseci unaprijed. Koordinirajte sa svojim izvođačem radova na predviđeni datum završetka. Provjerite lokalne građevinske propise - možda ćete trebati izdati potvrdu o korištenju prije nego što možete legalno organizirati događaj u novoj zgradi. Ako planirate proslavu u cijeloj zajednici, provjerite kalendare drugih grupa ili institucija kako ne biste prebukirali primarne datume.
Pripremite popis gostiju nekoliko mjeseci unaprijed. Obavijestite pozvane VIP osobe o datumu i obavijestite ih da ćete rezervirati parkirna mjesta i posebna mjesta za njih. Procijenite broj prisutnih gostiju: pažljivo pregledajte svoj popis i vjerojatnost prisustvovanja ljudi. Tipično, što je veći popis gostiju, to je niži postotak pohađanja. Za popise od 500 ili više gostiju početna procjena je 25 posto. Ugostitelji su informirani izvor za procjenu broja gostiju koji će sudjelovati.
Nekoliko mjeseci unaprijed pozovite svećenike i druge govornike za koje se nadate da će sudjelovati u službi.
Slanje obavijesti "spremi datum" poštom na cijeli popis gostiju do dva mjeseca unaprijed.
Rezervirajte i upoznajte se s ugostiteljima što je prije moguće. Donositi odluke o planiranju prostora, meniju, potrebama za opremom, parkiranju, cvjetnim aranžmanima i servisnom osoblju.
Rezervirajte najam opreme i usluge. Započnite sastanke za planiranje za svaki od njih nekoliko mjeseci unaprijed. To može uključivati opremu (stolice, stolove, posteljinu, pozornicu, ozvučenje i podij), sobara, cvjećara, glazbenika, pisača i fotografa. Počnite raditi s bilo kojim medijima koji bi mogli pokriti događaj.
Pošaljite pozivnice tri tjedna prije događaja. Ako je moguće, adresu rukom.
Ponovno potvrdite s davateljima usluga dva tjedna unaprijed i provjerite sve pojedinosti. Napravite detaljan raspored događaja za dan događaja i distribuirajte pružateljima usluga. Uključite podatke za kontakt s brojevima mobitela. Programi ili narudžbe usluga trebali bi ići pisaču dva tjedna prije događaja.
Dan prije događaja rezervirajte parkiralište za VIP osobe, svećenike i ugostitelje s prometnim čunjevima i rezerviranim znakovima za parkiranje. Pokupite program / narudžbe usluge s pisača. Primajte stavke za iznajmljivanje i započnite postavljanje. Ako je potrebno, ponovno kontaktirajte članove medija i rezervirajte parkiralište za njih.
Na dan događaja radite na planu i ovisite o stručnjacima koje ste zaposlili da rade svoj posao.
Savjet
-
Osmislite posvetu u čast namjere zgrade. Na primjer, učenici bi mogli igrati značajne uloge u posvećivanju nove školske zgrade, ili bi gosti mogli biti pozvani da bacaju sjeme divljeg cvijeća na posvetu javnog vrtnog centra. Ako je novac za novu zgradu doniran, planirajte privatnu “šunku” za donatore noć prije posvećenja.
