Knjigovodstvena evidencija nekretnina prati dohodak i troškove povezane s nekretninama. Postavljanje knjige nekretnina nije previše različito od postavljanja bilo koje druge vrste poslovne knjige. Prvi korak, bez obzira na vrstu knjige koju kreirate, je da odlučite hoće li to učiniti ručno ili pomoću računalnog softvera. Obje su prednosti i mane.
Iako održavanje ručne knjige može izgledati zastarjelo u računalnoj dobi, za male tvrtke ili samo jednog agenta to može imati smisla. Najveća prednost papira je to što sve možete vidjeti jednim pogledom, nema pomicanja i ne shvaćate kako se stranice mogu smjestiti zajedno kada se ispišu. Druge prednosti uključuju mogućnost da ga ponesete sa sobom bilo gdje, mogućnost da ga otvorite u bilo koje vrijeme i pogledate vaše unose i ne brinete se da računalo ruši vaše podatke.
Nedostaci papira su da morate ručno dodati i oduzeti, što lako može dovesti do pogrešaka. Oni također mogu biti više vremena ako imate velike količine podataka za ulazak. Osim toga, ne postoji jednostavan način dijeljenja informacija s drugima. Ne možete brzo slati e-poštu ili učitati knjigu papira.
Prednosti softvera su automatske kalkulacije, brz i jednostavan unos, mogućnost brzog dijeljenja informacija sa svojim računovođom ili drugima, kao i činjenica da postoji nekoliko programa kreiranih posebno za nekretnine. Također, često možete dobiti instant online podršku ako imate pitanja o tome gdje i kako se stavke trebaju unijeti.
Nedostaci softvera su da morate stalno stvarati sigurnosnu kopiju u slučaju problema s računalom, knjiga nije toliko prenosiva ako nemate prijenosno računalo, a često je lakše staviti brojeve u pogrešne stupce nego u papiru knjigu na kojoj možete vidjeti cijelu stranicu.
Nakon što ste odlučili koja je metoda za vas, vrijeme je da odlučite o kategorijama u vašoj knjizi.
Ovaj je korak jednak za papirnate i softverske knjige, ali ako kupite softver kao što je Accelerator za nekretnine, mnoge će kategorije već biti na raspolaganju za vas. Ako je to slučaj, svakako napravite popis kategorija i dodajte sve što vam softver još nije dodao.
Ako stvarate kategorije od nule, uzmite komad papira i napravite dva stupca, jedan za izdatke i jedan za prihod. Možete biti detaljni koliko želite, ali izbjegavajte biti previše općeniti. Vi ćete htjeti odvojiti neke izvore prihoda za porezne svrhe, kao što su provizije i bonusi.
U stupcu prihoda razmislite o svim vrstama prihoda koje očekujete i navedite ih. Budite sigurni i uključite kategoriju "ostalo" ili "druga", jer uvijek postoje neočekivane stavke koje jednostavno ne odgovaraju nigdje drugdje.
Učinite isto za rashodnu stranu. Razmislite o različitim vrstama troškova koje imate i navedite ih. Oni se mogu kombinirati ili odvojiti kako vam odgovara, ali ćete htjeti držati stavke koje utječu na poreze na različite načine u svojim vlastitim stupcima. Na primjer, možete imati popis za uredske potrepštine i popis sredstava za čišćenje, ili ih možete kombinirati u jednu kategoriju jer se oboje odbijaju na isti način na vaše poreze (kao troškovi održavanja). Pitajte svog poreznog računovođu za savjet, ali neke stavke koje biste vjerojatno trebali odvojiti su putni troškovi i velike kupnje kao što su vozila, budući da se ti troškovi različito odbijaju.
Posljednji korak je jednostavno popuniti vrhove stupaca kategorijama koje ste izradili i početi unositi podatke ispod svakog stupca.
Ako koristite papirnatu knjigu, često je najlakše posvetiti polovicu knjige rashodima, a drugu polovicu prihodima. Jasna podjela između ta dva će vam pomoći da izbjegnete greške pri ulasku.
Ako koristite program za proračunske tablice, razmislite o stvaranju dvije zasebne datoteke, jednu za prihode i jednu za izdatke kako biste izbjegli zabunu. Neki programi automatski postavljaju ove dvije kategorije za vas, što također pomaže u izbjegavanju pogrešaka.
