Kontrolni popis za unutarnju kontrolu za osobe koje potpisuju čekove razlikuju se među organizacijama. Svaka tvrtka mora utvrditi ispravan plan upravljanja rizicima kako bi se uklonila mogućnost nepoštenja i spriječila prijevare. Za neke subjekte proces započinje s naručivanjem provjera i kreće se od spremanja čekanja do zahtjeva za dva potpisnika ili posebnog odobrenja za čekove koji prelaze određeni iznos. Povremeno pregledajte pravila kako biste osigurali da obuhvaćaju najbolje prakse.
Pisana politika
Unos unutarnjih pravila ili kontrola u pisanoj formi u kojima se navode kontrole organizacije za provjere od naručivanja i primanja do potpisivanja. Alati za projektiranje koji se sastoje od dokumenata i zapisa koji snima sve transakcije i događaje koji se provjeravaju. Pobrinite se da objekt ima odgovarajuće skladište i računalni programi imaju odgovarajuću sigurnost ovlaštenja.
Prazna provjera zaliha
Mnoge organizacije imaju pojedince ili skrbnike koji su odgovorni za čuvanje kontrolnog lista za prazne zalihe. Postupak može uključivati sljedeće korake: evidentiranje datuma isporuke praznih čekova i navođenje redoslijeda primljenih provjera. Unesite kontrolne brojeve koji nedostaju na kontrolnom listu. Pojedinac koji primi seriju praznih čekova mora dati datum i potpisati svaku pošiljku. Osim toga, zabilježite datum i slijed neiskorištenih čekova vraćenih u pohranu. Potvrdite zadnju izdanu provjeru; ovo osigurava očuvanje cjelovitog niza provjera.
Nezavisni čekovi i stanja
Neovisne provjere i ravnoteže čine najbolju praksu kada su u pitanju interne kontrole za potpisnike čekova. To uključuje osiguravanje iznosa provjera, usklađivanje ima točne iznose, uključujući administrativne provjere, uspoređivanje sredstava s evidentiranom odgovornošću, kompjutorizirane kontrole. Osim toga, pregledajte upravljanje računovodstvenim izvješćima, kao što su izvješća o starosti i ostala automatizirana izvješća.
Administrativni pregledi
Ponekad nije praktično da organizacija podijeli zadatke; u tom slučaju administrator treba provesti rutinske recenzije kako bi se osigurao integritet postupka pisanja čeka. Provjerite samo čekove s ispravnom dokumentacijom i provjerite da pojedinci koji potpisuju čekove šalju čekove iz ureda. Kada je moguće, ne vraćajte čekove osobi koja održava gotovinske isplate i evidenciju obveza prema računima. Kao pravilo, nemojte izdavati čekove koji se plaćaju "Cashu".
Odvojeni računi
Uspostavite najmanje dva odvojena bankovna računa za svoju tvrtku. Uplatite sva sredstva i primitke na prvi račun. Prenesite samo dovoljno sredstava na drugi račun kako biste pokrili čekove koje pišete. Član odbora ili druga određena osoba treba imati odobrenje za prijenos sredstava na račun. Osim toga, stvorite poseban račun za obračun plaća; opet, prebacite samo onaj iznos koji je potreban za ispunjenje plaće.
potpisi
Neke odbore mogu zahtijevati dva potpisa na čekovima. Međutim, dobivanje dva potpisa može biti nezgrapno i zahtijevati da su unaprijed prazne potpisane. Ako se pravilo ne odnosi na vašu organizaciju, promijenite pravilo na zahtjev jednog potpisnika do određenog iznosa u dolarima. Također, postavite izravni depozit za zaposlenike i koristite uslugu obračuna plaća treće strane.
