Izvješće o pozivima važan je aspekt uspješnog poslovanja. Prodavatelji i drugi stručnjaci koriste izvješća o pozivima kako bi zabilježili pojedinosti o svim telefonskim pozivima, kao i posjete potencijalnim i postojećim klijentima. Izvješća o pozivima obično uključuju ono o čemu se raspravljalo, ishod razgovora i sve druge relevantne informacije. Ta se izvješća potom dostavljaju nadzornicima i koriste se za vođenje evidencije o kontaktima s klijentima. Oni također mogu dati nadzornicima vrijedne povratne informacije o radnom učinku zaposlenika.
Počnite s dokumentiranjem s kim razgovarate. Uključite detaljne informacije o toj osobi. To može biti klijent, potencijalni klijent ili klijent koji se vraća. Izvješće o pozivu treba sadržavati ime osobe, naziv posla, tvrtku, kontaktne podatke i sve druge karakteristike koje definiraju. Primjer karakteristike može biti da je ta osoba spremna za promaknuće koje će mu dati više moći unutar tvrtke.
Uključite u izvješće jeste li razgovarali s bilo kim drugim tijekom poziva ili posjeta. Možda ste razgovarali s recepcionarkom ili pomoćnikom, ili je netko iz tvrtke možda sjedio u pozivu za prodaju. Svakako uključite relevantne informacije o trećoj strani, primjerice ako ona ima mogućnost donijeti odluku o tome hoće li tvrtka od vas kupiti.
Zapišite svrhu poziva i je li to bilo osobno ili telefonski. Možda ste pokušavali napraviti prodaju, dobiti informacije ili samo uhvatiti korak s postojećim klijentom. Objašnjenje svrhe poziva je važno jer ćete vi i vaš nadređeni morati analizirati je li poziv uspješan.
Dodajte svoje mišljenje o uspjehu poziva na izvješće o pozivu. Uspjeh se obično određuje rezultatom. Na primjer, ako je konačni rezultat prodaja, poziv je najvjerojatnije bio uspješan. Međutim, uspjeh nije uvijek crn ili bijel. Možda ste pokušavali uspostaviti kontakt s potencijalnim novim klijentom. Stoga, ako ste uspjeli razgovarati s tom osobom, poziv je bio uspješan bez obzira je li prodaja zatvorena ili ne.
Uključite sve druge podatke za koje smatrate da su relevantni u izvješću o pozivu. Izgled i dojam ureda ili raspoloženje osobe s kojom ste razgovarali mogli bi biti relevantni za konačni rezultat poziva ili posjeta. Također, takve informacije mogu diktirati kako ćete pristupiti kontaktiranju te osobe u budućnosti. Na primjer, ako se čini da je potencijalni klijent uzrujan zbog vašeg pristupa prodaji, vaš nadzornik može predložiti da drugi prodavač u vašem uredu s drugim pristupom prodaje pokuša kontaktirati određenu osobu u budućnosti.
Savjet
-
Svakako koristite ispravan pravopis i gramatiku u izvješćima o pozivima. Vi ne želite dosađivati svom nadzorniku jednostavnim pogreškama. Uostalom, on može koristiti vaše izvještaje o pozivima kako bi procijenio vašu izvedbu posla i vrijednost za tvrtku.
