Tvrtke ovise o svojim računima za obračun plaća da upravljaju i koordiniraju proces obračuna plaća. Računovođe za obračun plaća bilježe troškove povezane s platnim listama poduzeća, nastale obveze i plaćanje tih obveza. Računovođe za obračun plaća također koordiniraju izvješćivanje o obvezama iz obračuna plaća na financijskim izvještajima s računovođom glavne knjige.
Standardni unosi za obračun plaća
Tvrtke plaćaju svoje zaposlenike na temelju unaprijed određenog rasporeda plaćanja. Neke tvrtke plaćaju tjedno, neke dvotjedno i neke mjesečno. Kada računovođa plaća evidentira redovne plaće, ona obračunava plaće, odbitke na plaće i poreze na plaće poslodavca. Odbitaka na plaće uključuju fica poreza za socijalnu sigurnost i Medicare, savezne poreza na dohodak i zdravstveno osiguranje. Neto iznos koji se isplaćuje zaposlenicima iskazuje se kao neto plaća. Porezi na plaće poslodavca uključuju FICA porez, FUTA porez za federalnu nezaposlenost i SUTA porez za državnu nezaposlenost. Kada računovođa napravi unos, ona bilježi debitni unos u trošak plaća za puni iznos platnog spiska. Zatim evidentira unos kredita za FICA porez koji se plaća, federalni porez na dohodak, zdravstveno osiguranje i sve druge odbitke od plaće zaposlenika. Ona daje konačan unos kredita u neto plaću. Računovođa zatim evidentira obvezu poslodavca za plaćanje poreza na plaću. Ona tereti trošak poreza na plaće i kredite FICA porez koji se plaća, porez FUTA i porez na SUTA. FICA plaća porez, federalni porez na dohodak, zdravstveno osiguranje plaća, neto plaća se plaća, FUTA porez koji se plaća i SUTA porezna obveza su svi računi za obračun plaća.
Plaćanje obveza na plaće
Kada računovođa plaća saldo na svakom računu za obračun plaća, on evidentira uplatu u računovodstvene evidencije. On tereti svaki račun platne bilance za saldo i odobrava gotovinu za ukupan iznos.
Obračunati troškovi odgovornosti za plaće
Ponekad se platno razdoblje križi između dva obračunska razdoblja, kao što je kraj mjeseca. Na kraju prvog razdoblja, računovođa bilježi troškove plaća i plaće za dio plaće koji se može pripisati prvom razdoblju. Ona uzima postotak platnog razdoblja koji vrijedi za prvo razdoblje i umnožava taj iznos s ukupnim iznosom plaća. Odbici od plaće i porez na plaću poslodavca izračunavaju se na temelju ukupnog iznosa plaće koji se odnosi na prvo razdoblje. Računovođa kreira iste unose u dnevnik kao i za bilježenje standardnih obveza na plaće korištenjem tih iznosa. Kada započne iduće razdoblje, računovođa obrće unos obračuna obveze obračuna plaće. To joj omogućuje da normalno nastavi bilježiti unose odgovornosti za obračun plaća.
Financijsko izvješćivanje o obvezama iz obračuna plaća
Obveze po platama određuju iznose koje tvrtka duguje različitim vladinim agencijama, zaposlenicima i pružateljima zdravstvenog osiguranja. Tvrtke plaćaju obveze iz plaće u kratkom vremenskom roku, što ih označava kao kratkoročne obveze. Računovođa izvještava o tekućim obvezama u bilanci na početku dijela obveza.
