Prikaz poziva je umjetnost. Ne samo da morate znati koje pozive na ekranu i koje staviti kroz, ali morate imati dovoljno finesa da gracefully re-direct pozive ili zahtjev da pozivatelj pokušati ponovno kasnije. Vještine koje su potrebne za ovaj zadatak uključuju mogućnost preuzimanja detaljnih poruka i zadržavanje dovoljno organizirane za učinkovito slanje, praćenje ili distribuciju tih poruka.
Dobijte relevantne informacije
Nakon odgovaranja na poziv, dobivate što je moguće više relevantnih informacija od pozivatelja. Zabilježite ime i tvrtku pozivatelja i ime osobe kojoj je telefonirano. Pokušajte odrediti prirodu poziva. Jednostavno pitajte: "Smijem li reći gospodinu X prirodu vašeg poziva?" To vam pomaže da utvrdite hoće li gospodin X prihvatiti poziv.
Napravite mudre pozive na prosudbu
Ako znate da gospodin X ne uzima pozive od odvjetnika, možete pristojno obavijestiti pozivatelja o tome i ljubazno okončati poziv. Ako primite poziv hladnog od poslovnog suradnika, pitajte gospodina X da li želi nazvati. Ako to ne učini, onda pristojno recite da je gospodin X nedostupan i uzeti detaljnu poruku.
Nemojte činiti prazna obećanja
Ako niste sigurni hoće li telefonirana osoba vratiti poziv, nemojte uzeti slobodu da obećate takav povratni poziv. Samo zapamtite kada je pregled poziva da je vaš posao da dobijete što je moguće više informacija od pozivatelja. Ono što se događa izvan te točke nije vaša briga. Provjera poziva uključuje jednostavno stavljanje putem unaprijed odobrenih pozivatelja i uzimanje poruka za sve ostale.
