Žalbeno pismo služi kao trajni zapis vaše pritužbe na pojedinca ili organizaciju. Dobro napisano pismo jasno navodi problem na koji ste naišli s određenim proizvodom ili uslugom i očekivanu razlučivost. Kada pišete pismo, usvojite miran i profesionalan ton. Izbjegavajte bilo kakve prijetnje, nedostojanstvene rane, sarkazam ili neprikladan jezik. U većini slučajeva pišete pismo osobi koja nije odgovorna za vaš problem, ali on može biti od pomoći u njezinom rješavanju.
Obratite svoje pismo određenoj osobi. Nemojte koristiti "Poštovani gospodine" ili "Za koga se to tiče". Nazovite telefonsku centralu tvrtke i zatražite ime i naziv odgovarajućeg upravitelja. Potvrdite ispravno pisanje njezina imena. Ako ne možete identificirati ime, upotrijebite odgovarajući naslov kao što je "Customer Service Manager".
Upotrijebite olovku i papir ili radnu verziju programa za obradu teksta da biste zabilježili sve pojedinosti koje se odnose na vašu žalbu. Uključite podatke kao što su naziv proizvoda i opis, broj narudžbe, naziv marke, broj modela, cijena i datum kupnje. Fotokopirajte sve dokumente koji se odnose na vašu pritužbu. Pročitajte sve informacije i uvjerite se da je vaša žalba legitimna.
Započnite pismo na pozitivnoj noti. Koristite prvi odlomak kako biste raspravili neke pozitivne aspekte organizacije. Na primjer, možete spomenuti svoju odanost nazivu marke ili bilo kakve specifične poslove s osobljem tvrtke. Na primjer, "U prošlosti sam uživao u posjetu vašoj trgovini. Mnogi od prodajnih suradnika pozdravljaju me po imenu i odlaze s puta kako bih osigurali da sam zadovoljan svojim kupnjama."
Navedite prirodu svoje žalbe u drugom stavku. Uključite sve pojedinosti koje čitatelj treba znati kako bi obradio vašu žalbu. Na primjer, "U uvjetima 30-dnevnog jamstva, vraćam monitor koji sam kupio 7. ožujka 2011. za 373,89 USD. U privitku je fotokopija računa." Nemojte slati izvorne kopije potvrda ili drugih dokumenata.
Koristite treći stavak kako biste jasno izrazili svoja očekivanja. Na primjer, "Budući da toster ne radi kako je naznačio proizvođač, očekujem puni i trenutni povrat od $ 47.83 plus poštarinu koju sam platio za vraćanje tostera. Čekat ću četiri tjedna za vaš odgovor. Ako ne čujem od tebe, ja ću kontaktirati Better Business Bureau."
Savjet
-
Uključite svoje ime, adresu, broj telefona i adresu e-pošte. Napišite kratke odlomke i zadržite duljinu slova na jednoj stranici. Zamolite pouzdanog prijatelja ili rođaka da pročita pismo. Osim provjere pravopisnih i gramatičkih pogrešaka, mora osigurati da je ton slova prikladan.
