Sada više nego ikad, tvrtke traže od zaposlenika da pruže dokaze za sve, od njihovih putnih troškova do dokazivanja da su njihova djeca zapravo njihova biološka potomstva u svrhu osiguranja. U središtu ove dokumentacije je odjel za ljudske resurse jer je u većini malih i srednjih organizacija ovaj odjel središte za svu dokumentaciju zaposlenika. Kada su vaše pogodnosti otkazane ili imate problema sa svojim W-2 ili paycheckom, odjel za ljudske resurse je mjesto za početak vašeg upita.
Upišite datum. Preskočite liniju i upišite ime i naslov osobe za kontakt u odjelu za ljudske resurse. Na zasebnim linijama upišite naziv odjela, naziv organizacije i adresu. Preskočite dodatnu liniju i upišite "Poštovani gospodine / gospođice (prezime)", a zatim dvotočku. Ako ne znate ime osobe zadužene za žalbe u odjelu za ljudske resurse, nazovite i saznajte kako biste na svoje pismo mogli uključiti njegovo ime. Pismo pisano određenoj osobi najvjerojatnije će se pročitati i djelovati nego opće pismo upućeno odjelu u cjelini.
Otvorite pismo tako što ćete se identificirati svojim imenom, identifikacijskim brojem zaposlenika i odjelom, ako je primjenjivo. Objasnite da se żalite na odluku koju je donio Odjel za ljudske resurse. Objasnite detaljno odluku i uključite kopiju dokumentacije koju ste primili, kao što je pismo.
Dajte svoju stranu priče i pružite dokaze koji potkrepljuju vaše tvrdnje. Na primjer, ako je vaše osiguranje odbačeno jer su ljudski resursi tvrdili da niste platili premiju, dostavite dokaze kao što su potvrde o osiguravajućem društvu ili isplate plaća koje pokazuju da je premija osiguranja odbijena od vaše plaće. Upotrijebite suštinski ton. Događa se pogreška, a ljutnja na primatelja vjerojatno neće pomoći vašem slučaju.
Zahvalite primatelju na njezinom vremenu i ponudite joj sastanak kako biste razgovarali o svim pitanjima koja ima. Navedite telefonski broj i adresu e-pošte kako bi vas ona mogla kontaktirati.
Upišite "S poštovanjem" i preskočite tri retka. Upišite svoje puno ime i naslov. Ispišite pismo na memorandumu tvrtke i potpišite iznad upisanog imena.
