Usmjerite svoj cilj kada šaljete pritužbu ili kada zatražite pomoć korisničke službe. Osvojite borbu za pismo službi za korisnike tako što ćete ovladati vlastitim frustracijama i sastaviti pristojan, koherentan zahtjev za lijekom. Napišite pismo službe za korisnike kako biste dobili rezultate slijedeći nekoliko jednostavnih smjernica, poput tradicije među novinarima.
Tko?
Pažljivo adresirajte svoje pismo. "Pobrinite se da ga šaljete … onomu koji može djelovati na njega", kaže Rosalie Maggio, autorica Kako reći.
Istražite odgovarajuće ime i adresu; nemojte pretpostavljati ili pretpostavljati. Obratite se svojoj pritužbi "John Smith, direktor Službe za korisnike, ABC Gadget Corporation" s odgovarajućom adresom umjesto jednostavnom "Službom za korisnike".
Nazovite ured tvrtke za informacije, pretražite online resurse kao što je Hoover's (resurs ispod) ili pokušajte s Better Business Bureau ako vam je potrebna dodatna pomoć.
Što, gdje i kada?
U pismu koristite dostojanstven jezik. Identificirajte proizvod ili uslugu koja je tema vaše žalbe. Navedite pojedinosti kao što su oznaka, model, godina, datum isporuke ili datum instalacije.
"Kada opisujete problem, budite specifični i do točke. Samo navođenje da proizvod" nije funkcionirao "ne pruža dovoljno informacija. Detaljan sažetak vaše žalbe pomoći će tvrtki u rješavanju vašeg problema", sugerira web stranica tvrtke RocketLawyer, koja pruža obrasce za pisma žalbi korisnika.
"Kupio sam MagnaGadget postavljen prije tri tjedna i počeo sam osjećati probleme čim sam ga raspakirao. Gadgeti ne bi ostali na stalku ili na ručki", daje mnogo više informacija nego "Vaši proizvodi smrde!" Pružite tvrtki alate potrebne za rješavanje vaše žalbe.
Kako?
Navedite korake koje ste do sada poduzeli kako biste riješili problem. Objasnite što ste učinili i kakav ste odgovor primili.
"Prodavaonica u kojoj sam kupio set uputio me na vašu lokalnu službu za korisnike ovdje u Metrou. Gospodin George Allenby u tom uredu izjavio je da mi nisu mogli pomoći otkako sam kupio set od prodajnog mjesta za popuste. reputaciju pouzdanih naprava i jako sam razočaran u dosadašnjem odgovoru."
Ponudite specifično i zadovoljavajuće rješenje problema. "Vjerujem da ABC čini dobar proizvod. To je vjerojatno samo manji problem u tvrtki, ali to je veliki problem za mene. Ako bi ABC zamijenio neispravan set MagnaGadget, bio bih sretan." Dajte tvrtki način da ispravi stvari, ali budite razumni.
Zašto?
Prihvatite pismo primatelju kako želite da ga tretirate: dostojanstvo i čvrsta ponašanja pružit će vam bolji rezultat od grubosti i uvredljivog ponašanja. Slijedite ovaj savjet: "… zapamtite da budete taktični, ali čvrsti. Ako mislite da ste bili povrijeđeni, držite se svojih oružja i nemojte biti zadovoljni dok problem nije ispravljen", naglasila je Margaret McCarthy u pisanju pisama Jednostavno. Zaslužite poštovanje primatelja pisma s pristojnim i razumnim pristupom i bit ćete skloniji rješavanju problema na vaše zadovoljstvo.
Više informacija o pisanju pisama
Pisma žalbi za zauzete ljude; John Bear i Maria Bear, 1999
Šokirani, zaprepašteni i uznemireni: kako pisati pisma o pritužbi koja rezultiraju rezultatima; Ellen Phillips, 1998
