Prelazak s uporabe papira i olovaka ili različitih samostalnih računalnih programa na integrirani informacijski sustav siguran je znak rasta malih poduzeća. Za razliku od nepovezanog ručnog sustava, sustav temeljen na tehnologiji rješava sve aspekte pohranjivanja, obrade, distribucije i komuniciranja poslovnih informacija s središnje lokacije. Iako se najvažniji ciljevi često usredotočuju na nematerijalne koristi kao što su stjecanje konkurentske prednosti ili povećanje zadovoljstva kupaca, mnoge tvrtke također uživaju u opipljivim koristima kao što su uštede troškova, poboljšana kontrola i manje pogrešaka pri unosu podataka.
Definiranje materijalne
Ono što uključite u popis opipljivih prednosti ovisi o tome jeste li te pogodnosti klasificirali pomoću uske ili široke definicije. Ako vaša tvrtka koristi usku definiciju, opipljive koristi su samo one koje možete kvantificirati i mjeriti u monetarnom smislu. To uključuje i trenutačno smanjenje troškova i dugoročnu uštedu troškova. Opća definicija također uključuje kvazi-opipljive koristi koje ne možete kvantificirati u monetarnom smislu, ali koje možete izravno vidjeti, dodirnuti ili osjetiti.
Prednosti uštede troškova
Premda je često potrebno vrijeme da se počne shvaćati da se uštede na troškovima i troškovima neće smanjiti preko noći, s vremenom će financijske koristi postati očitije. Osim toga, te se koristi često javljaju u nizu. Na primjer, informacijski sustav povećava produktivnost, što može dovesti do smanjenja radne snage, što smanjuje vaše operativne troškove. Također može poboljšati učinkovitost naručivanja zaliha, što često smanjuje vrijeme provedeno i rezultira smanjenjem zahtjeva i troškova držanja zaliha.
Bolja unutarnja kontrola
Niz konkretnih koristi djeluje na poboljšanje preventivnih i detektivskih internih kontrola. Na primjer, centralizirani sustav za pohranu podataka omogućuje poboljšane kontrole pristupa. Brže izvješćivanje, koje se često prevodi u povratnu informaciju u stvarnom vremenu, povećava odgovornost i smanjuje šanse za zlouporabu poslovne imovine, prijevare ili unutarnje krađe. Osim toga, automatsko praćenje ne samo da olakšava traženje sadašnjih i povijesnih dokumenata, već vam također omogućuje da izrađujete i pregledate kompletne revizijske tragove za većinu transakcija.
Povećan prihod
Informacijski sustav može poboljšati vrijeme odziva i povećati prihode od prodaje. Opipljive koristi kao što su poboljšana dostupnost podataka i manje informacijskih uskih grla u dijelu informacijskog sustava za upravljanje inventarom mogu pomoći u povećanju prodaje smanjenjem zaliha i povratnih narudžbi. U dijelu upravljanja odnosima s klijentima, lakši pristup podacima klijenta može značiti razliku između izrade i prodaje. Također omogućuje prodavačima i korisnicima usluga da prate povijest narudžbi kupca i zakazuju pravovremene prodajne pozive.
