Koordinacija projekta - ponekad poznata kao upravljanje projektima - zahtijeva nekoliko vještina i sposobnost prilagodbe promjenjivom okruženju. Koordinatori projekta obično moraju raditi s određenim brojem pojedinaca i zahtijevaju sposobnost organiziranja i upravljanja podacima i pojedincima. Iako je svaki projekt drugačiji, neki su savjeti korisni za sve koordinatore projekta.
Izraditi detaljan plan rada
Prije nego se bilo koji od projektnih kotača počne okretati, izradite detaljan plan rada koji pokriva svaki aspekt projekta. Uključite stavke kao što su proračun, vremenski slijed, popis kontakata i, ako je potrebno, planove za hitne slučajeve ili scenarije odgovora. Imati plan pomoći će vam da prođete kroz svaki neizvjestan teren i istovremeno odredite opći smjer projekta. Dijelite plan svim relevantnim akterima tako da svaki član projekta bude na istoj stranici.
Budite spremni za odstupanje od plana
Detaljan i jasan plan ključan je za koordinaciju projekta, ali i sposobnost improvizacije i promjene plana prema potrebi. Najbolji koordinatori projekta slijede plan dok traje; međutim, ako plan ne uspije usmjeriti projekt prema njegovim ciljevima, ili ako se utvrdi da nedostaje u jednom ili više područja, onda je vrijeme za promjenu planova. Koordinatori projekta trebaju biti otvoreni za doprinos od drugih članova tima kada mijenjaju planove, a promjene treba priopćiti svim relevantnim akterima.
Smanjite komunikaciju
Komunikacija je ključna za koordinaciju projekta - nekoliko aktera iz različitih sekcija, organizacija, gradova, država ili čak zemalja često će morati raditi zajedno na određenom cilju. To obično zahtijeva čestu komunikaciju između stranaka; međutim, taj proces ne bi trebao postati iscrpljujući. Odredite minimalni broj ključnih službenika za komunikacije i održavajte e-poštu na minimumu. Ono što traje nekoliko e-mailova za rad može često biti organizirano brzo i jednostavno putem telefonskog poziva.
Razviti vještine vođenja
Liderske vještine su dalekosežne i potrebne vještine će varirati od projekta do projekta. Neke se vještine, međutim, ističu kao obično bitne za uspjeh u koordinaciji projekta - organizacija, inteligencija, otvorenost i čak smisao za humor pomažu u stvaranju atmosfere pogodne za uspjeh. Koordinatori nisu savršeni, ali mogu biti bolji ili lošiji i uvijek postoji prostor za poboljšanje. Koordinatori projekta trebaju biti otvoreni za povratne informacije od drugih i trebali bi provesti neko vrijeme razmišljajući o tome kako se njihove vještine vođenja mogu razviti i implementirati na korisniji i učinkovitiji način.
