Kako postaviti virtualni ured. U globalnom okruženju, radna mjesta praktički nemaju granice sa zaposlenicima širom svijeta. Uz sve veće cijene nekretnina, virtualni ured je postao atraktivan fenomen za mnoge poslovne ljude. Tvrtke se mogu nalaziti na određenom mjestu, ali zaposlenici svakodnevno obavljaju uredske poslove s različitih mjesta kao što su hotel, kafić ili dom.
Odlučite o adresi tvrtke za svoj virtualni ured. To može biti broj poštanskog sandučića ili možete koristiti uslugu poštanskog sandučića CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) za dobivanje adrese koja zvuči korporativno.
Pogledajte opcije povezivanja. Postoji nekoliko koje možete izabrati od e-pošte, mobitela, online foruma, instant glasnika, VoIP-a i još mnogo toga.
Pripremite vašu odabranu lokaciju za virtualni ured za postavljanje. Namjestite mjesto i stvorite radnu atmosferu onako kako želite. Uvjerite se da ima dovoljno mjesta za ugradnju potrebne elektronike kao što su računala, faks uređaji i telefonske linije.
Instalirajte potreban softver na svoja računala, ovisno o vašim potrebama. Neki su programi posebno dizajnirani za web-konferencije, prezentacije, zakazivanje sastanaka i tako dalje. Također je dobra ideja odabrati pouzdan anti-virus program kako bi zaštitili svoje računalo od online napada.
Obratite se davatelju telefonskih usluga i nabavite moderan telefonski sustav s interaktivnim glasovnim odzivom (IVR) kako biste mogli upravljati pozivima bez potrebe da budete na licu mjesta. Njihova ugrađena tehnologija dolazi po razumnoj cijeni i naplaćuju samo za stvarnu uporabu.
Postavite intranetni prostor namijenjen samo poslodavcima tvrtke kako biste proslijedili informacije, vitalnu komunikaciju, datoteke i dokumente ili otišli u virtualnu privatnu mrežu (VPN) tako da preneseni materijal bude potpuno povjerljiv. Pratite tko pristupa bazi podataka vaše organizacije vodeći dnevnike unosa, izlaska i pristupa informacijama.
Zakažite svoje službene sastanke sa suradnicima, klijentima ili drugima uz kavu na mjestu koje je dobro za svakoga. Ako svi kontakti ne mogu fizički biti tamo, možete organizirati povezivanje pomoću web-kamera, mobitela i instant-glasnika.
Pobrinite se da vaši zaposlenici redovito dostavljaju raspored sati za bilježenje broja radnih sati. Sustavno pregledavanje tih vremenskih tablica temelji se na procijenjenim satima potrebnim za određene zadatke kako bi se neproduktivno vrijeme provelo u provjeri.
Savjet
-
Broj poslovnih aplikacija dolazi u obliku "apartmana" koji uključuju većinu programa potrebnih za postavljanje virtualnog ureda, pa čak i više. Neki od popularnih apartmana su Microsoft Office, Lotus, Corel i AppleWorks. Ako imate proračun, osigurajte svojim zaposlenicima potrebne potrepštine kao što su prijenosno računalo, Wi-Fi mobitel, VoIP i drugu opremu. Tada se vi i vaša radna snaga možete učinkovito povezati.
Upozorenje
Redovito stvarajte sigurnosne kopije podataka kako biste izbjegli potpuni slom vašeg svakodnevnog poslovanja ako se sustav sruši. To doista može biti noćni scenarij.
