Postoji nekoliko slučajeva u kojima vas mogu zamoliti da napišete pismo u ime nekog drugog. Odvjetnici, na primjer, to rade redovito. Druge situacije uključuju pisanje za osobe koje ne posjeduju vještine da to učine same ili koje su učenici drugog jezika i ne mogu pisati na engleskom jeziku. Izostanak vašeg šefa iz ureda može biti još jedan razlog zbog kojeg traži da napišete pismo u njegovo ime. Bez obzira na to zašto pišete pismo za nekog drugog, format je dosljedan.
Odredite sadržaj
Razgovarajte s osobom koju ćete pisati u ime. Napravite popis točaka koje želite pokriti, osobu koja će se obratiti pismu i sve druge pojedinosti koje treba uključiti. Porazgovarajte o temi pisma sve dok ne osjetite da imate dovoljno informacija za ispravno pisanje.
Koristite Letterhead i Business Letter Format
Ako je moguće, napišite na zaglavljem, jer daje vjerodostojnost vašoj korespondenciji. Ako nemate zaglavlje pisma, na vrhu stranice upišite adresu osobe za koju pišete slovo, ostavite razmak i unesite datum. Počnite s pozdravom, "Draga", nakon čega slijedi ime osobe, naslov i zarez. Ako, na primjer, pišete tvrtki, ona bi pročitala "Draga gospođica Briggs" ili "Predsjedavajućem sucu", ako je riječ o sudu.
Usvojite blok-format za poslovna pisma. Sve rečenice počinju na lijevoj strani stranice; stavci su odvojeni razmakom u retku. Udaljenost između zatvaranja je tri do četiri retka kako biste omogućili vaš potpis. Upišite poslovna pisma, a ne rukopis.
Izjavite autorstvo
Izjavite da pišete u ime druge osobe, ako je to prikladno, kao u pismu sudu. Ako se radi o pismu koje izlazi pod imenom druge osobe, ne morate izjaviti da je nije napisala sama. U slučaju tjelesne ozljede ili jezičnih problema navesti razlog: "Pišem u ime Jeremyja Smithersa kako je slomio oba njegova skijanja na zapešćima."
Koristite učinkoviti i razumljivi jezik
Pređite na stvar. Pisma - bez obzira na to je li to u ime nekog drugog - moraju biti kratka i sažeta. Navedite razlog zbog kojeg pišete, a zatim pokrenite novi odlomak za svoje ideje koje podržavaju. Ne zaboravite promijeniti stavke i ostaviti prostor kada mijenjate ideje. Pišite na lako razumljivom jeziku. Nemojte koristiti veliku riječ kada će mala učiniti i zadržati svoje rečenice kratkim. Cilj za jasnoću, a ne pokušavate impresionirati vaš čitač sa svojim opsežnim vokabular.
Koristite službeni glas
Držite ton poslovnim. Izbjegavajte cvjetne fraze i ostanite usredotočeni na temu o kojoj pišete. Nemojte nuditi svoje mišljenje o toj temi, osim ako za to postoji vrlo dobar razlog.
Zatvori jak
Sažmite sadržaj slova u završnom odlomku. Također odredite radnju koju osoba koju pišete za željeno pismo želi. Ako je moguće zamijeniti neispravan uređaj ili zahtjev za sastanak. Upotrijebite zaključak “S poštovanjem” ili “S poštovanjem” kako biste ostali u skladu s poslovnim tonom pisma. Izrazi poput "Uskoro razgovarati" ili "Vaš prijatelj" nisu prikladni. Potpišite i upišite svoje ime, a zatim riječi "u ime ime osobe za koju pišete".
Pregled
Ostavite svoje pismo na dan ili dva, a zatim ga uredite. Kao i gramatičke i pravopisne pogreške, pazite na često zbunjene riječi kao što su "prošli i prošli" ili "utječu i djeluju". Provjerite na izvornom popisu kako biste bili sigurni da ništa niste zaboravili. Stavite se na mjesto primatelja pisma. Pročitajte ga naglas i procijenite ga za ton i sadržaj. U skladu s tim uredite. Pregledajte pismo s osobom za koju ste napisali. Pobrinite se da niste previdjeli ništa što je osoba htjela uključiti.
