Ponekad odnos s klijentom jednostavno ne funkcionira. Možda je klijent prezahtjevan, ima nerealna očekivanja, plaća kasno ili jednostavno ne odgovara vašem poduzeću. Kada je jasno da radni odnos više nije održiv, vrijeme je za prekidanje veza na profesionalan i izravan način.
Budite profesionalni
Vaše pismo mora stići od vas na memorandumu tvrtke. Vrijeme dostave pisama tako da ćete primatelju dati dovoljno vremena da pronađu zamjenu za svoje usluge. Obratite se osobi s kojom radite, vodite s potvrdom odnosa, zatim dođite do točke. "Iako mi je bilo zadovoljstvo biti vaš predstavnik za odnose s javnošću posljednjih pet godina, od 1. svibnja 2015., više neću moći služiti u tom svojstvu."
Ponudite objašnjenje
Objašnjavanje razloga zbog kojih otpuštate klijenta može biti teško, pogotovo ako je odnos bio ogorčen ili ako ste zabrinuti da klijent može loše govoriti o vama drugima. Jedna opcija je biti iskren i iznijeti konkretan razlog. "Nažalost, bojim se da imamo filozofije o ispunjavanju rokova i rasporeda objavljivanja, i više ne osjećam da mogu biti učinkovit zastupnik za vas na tom položaju."
Ako želite biti manje konfrontacijski, općenitiji izgovor može izbjeći teške osjećaje. Na primjer, "Bojim se da sam se preopteretio i prisiljen sam smanjiti broj klijenata koje zastupam."
Ponudite raspored dovršetka
Ukoliko se klijent nije ponašao na strahovito neprofesionalan način koji zahtijeva hitno prekidanje veza, uspostaviti vremenski raspored za dovršenje izvanrednih projekata. - Kao što je planirano, do kraja mjeseca ću vam dostaviti kompletne dokumente za tisak. Također ću ažurirati tiskovne arhive na Vašoj web stranici i pružiti vam digitalne i tiskane primjerke raznih govora i prezentacija koje sam vam napisao u proteklih nekoliko godina. Konačni račun je priložen radi vaše udobnosti."
Napravite preporuku
Ako vaš klijent jednostavno nije dobro odgovarao za vas, ali bi mogao biti vrijedna vrijednost za kolegu, ponudite upućivanje. - Želio bih vas uputiti na kolegu, Jane Smith iz ABC-a za odnose s javnošću. Ona ima mnogo iskustva u upravljanju klijentima u vašoj industriji i mislim da bi vaše osobnosti i poslovne filozofije bili dobar izbor. Ako želite da organiziram sastanak, rado ću ga postaviti."
Napišite Cordial Close
Donesite svoje pismo do kraja srdačno i profesionalno. Ponudite daljnju raspravu o tome putem telefona ako klijent želi. - Ponovno vam hvala na prilici da predstavite svoju tvrtku. Ako imate bilo kakvih pitanja ili želite razgovarati o nečemu osobno, slobodno me kontaktirajte izravno. Želim vam uspjeh u svim svojim profesionalnim nastojanjima."
Zaštiti se
Ako imate bilo kakve sumnje oko otpuštanja klijenta iz pravne perspektive, zamolite odvjetnika da pregleda uvjete vašeg ugovora prije pisanja pisma. Ne želite kršiti pisani sporazum, ne ispunjavate obveze koje ste prihvatili ili niste dali odgovarajuću obavijest.
