Obrazac W-2 je bitan porezni dokument za zaposlenike. W-2 bilježe plaće zaposlenika i druge naknade, odbitke od poreza na plaće i druge informacije o zadržavanju, koje se moraju prijaviti u poreznim prijavama. Porezna uprava kaže da bi zaposlenici trebali dobiti W-2 obrasce najkasnije do 31. siječnja, tako da imaju dovoljno vremena za pripremu poreznih prijava.
Rok za distribuciju W-2
Rok za poslodavce da distribuiraju W-2 obrasce je 31. siječnja - iako IRS također kaže da bi ih zaposlenici trebali primiti do tog datuma. IRS može kazniti poslodavce za svaki kasni W-2, s iznosom koji ovisi o tome koliko je kasno raspodijeljena W-2, veličinu posla i je li kršenje namjerno ili nenamjerno. Poslodavac može zatražiti produljenje pisanjem pisma IRS-u s objašnjenjem zašto ne može distribuirati W-2 do roka. Zahtjevi za proširenje moraju se poslati poštom na podružnicu za povrat informacija u IRS-u u Kearneysville, WV. Označite to pismo koordinatoru Proširenja vremena. Zahtjev za produljenje mora biti poslan do 31. siječnja.
Elektronska distribucija W-2
Tradicionalno se obrasci W-2 šalju poštom. Poslodavci ih također mogu slati elektroničkim putem, pod uvjetom da zaposlenik pristane i dobije W-2 do kraja siječnja. Zaposlenicima se mora obavijestiti o hardverskim i softverskim zahtjevima za primanje obrazaca W-2 elektroničkim putem. Osim toga, poslodavci moraju obavijestiti zaposlenike kako da opozovu pristanak ako to žele. Zaposlenici koji se ne odluče za elektronički W-2 i dalje dobivaju papirnate obrasce.
