Kako se pripremiti za poslovno putovanje

Poslovna putovanja bitna su za održavanje uspješnog poslovanja. Putovanje na različite lokacije kako biste prisustvovali sastancima sastanaka ili čak samo kako biste upoznali stare i nove klijente samo su neki od razloga zašto se ljudi kreću na poslovna putovanja. Za uspješno poslovno putovanje važno je mudro planirati.

Stavke koje su vam potrebne

Datum ili časopis
Popis kontakata ili adresar
Laptop
PDA
Mobitel
Flash pogon, kompaktni diskovi ili diskete
Prostori za konferencije i sastanke

Planirati unaprijed. Nakon što odredite datume svog poslovnog putovanja, potrebno je unaprijed isplanirati. Često se službeno putovanje obavlja na mjestu koje je udaljenije od vašeg lokalnog središta. Rezervirajte svoj smještaj u putovanju koji može uključivati putovanje avionom, hotel i rezervacije automobila u naprednom stanju. Ako planirate pohađati velike konferencije na kojima će zasigurno biti prisutno mnogo ljudi iz različitih dijelova svijeta, pobrinite se da to učinite mjesecima unaprijed kako biste još uvijek mogli dobiti potvrdu o putnim smještajima kao i konferenciji sebe.

Postavite ciljeve prije odlaska na poslovno putovanje. Što biste željeli postići kada stignete na svoje odredište? Želite biti što produktivniji za vrlo kratko vrijeme. Upravljanje vremenom je ključ za postizanje ciljeva.

Postavite sastanke. Poslovna putovanja koštaju tvrtke novac za plaćanje putnih smještaja, kao i hrane. Učinite to vrijednim udaranjem više od jedne ptice jednim kamenom. Pokušajte zakazati neke sastanke kako biste se sastali sa svojim klijentima, dobavljačima i drugim ključnim poslovnim kontaktima. Ako imate članove osoblja koji vam izvješćuju na istom mjestu na kojem prisustvujete konferenciji, pokušajte se osobno sastati s njima.

Postavite zadatke i rezultate prije putovanja. Na primjer, ako sami vodite konferenciju, provjerite je li oprema koju ćete koristiti, kao što su projekcijski zaslon, projektori i mikrofoni, rezervirani zajedno s dvoranom za sastanke. Obratite se lokalnom administratoru u podružnici koju posjećujete ili osoblju tehničke podrške kako biste osigurali da imate mjesto za obavljanje posla uz odgovarajuće mrežne i telefonske veze. Ako neki ljudi koji sudjeluju na vašem sastanku moraju izvršiti određene zadatke prije vašeg dolaska, postavite ih na napredne tjedne kako biste im omogućili dovoljno vremena za pripremu ili dovršenje takvih zadataka.

Pošaljite informacije naprijed. Ako imate sastanke na dnevnom redu ili power-point prezentacije, pošaljite ih putem e-pošte unaprijed. Pripremajući svoje polaznike o onome što treba raspravljati, imat će dovoljno vremena za pregled materijala i pripremu pitanja za vas. Time ćete također imati priliku pregledati vlastite materijale i izvršiti potrebne ispravke prije sastanka ako je potrebno.

Pripremite se za svoje poslovno putovanje tako što ćete pakirati prtljagu s osnovnim predmetima. Ne zaboravite donijeti dovoljno odjeće za korištenje, pogotovo ako očekujete prisustvovanje službenim večerama; donijeti odjeću koja odgovara toj prigodi. Donesite svoje osobne stvari i toaletne potrepštine koje možete koristiti dok ste izvan kuće.

Donesite alate: Ne zaboravite ponijeti prijenosno računalo, PDA, adresare, dnevnike, mobitele, flash pogone, diskove ili bilo što drugo što biste mogli očekivati da biste mogli raditi. Budite spremni tako što ćete datoteke spremljene u flash pogon, CD ili diskete. Na taj način, čak i ako se prijenosno računalo ošteti ili izgubi, još uvijek imate sigurne dokumente za korištenje na računalima drugih ljudi.

Ažurirajte kontakte. Poslovna putovanja također su prilika za ažuriranje popisa kontakata. Dodajte nove kontakte osobama koje susrećete tijekom putovanja i pohađanja konferencija. Osoba koja sjedi pored vas u avionu može imati nešto zajedničko s vama. Izradite svoj popis umrežavanja za više budućih prilika za svoju tvrtku i za vas.