Za plaćanje zaposlenika, većina poslodavaca mora obavljati obradu plaća. Iako obrada obračuna plaća može biti izuzetno detaljan zadatak, koraci općenito ostaju isti. Potrebne su dobre koncentracije i matematičke vještine - plus čvrste organizacijske sposobnosti - za učinkovito i točno procesuiranje platnog spiska.
Plaća po satu
Prvi korak u obradi obračuna plaća je izračunavanje plaća za svakog zaposlenika. Najčešći ciklusi plaća su tjedni, dvotjedni, polu-mjesečni i mjesečni. Zaposleni po satu obično se plaćaju tjedno ili dvotjedno. Većina tvrtki će imati zaposlenike na satu kako bi popunili vremenski list koji će biti uključen na kraju svakog tjedna. Stručnjak za obračun plaća mora osigurati da zaposlenik i njezin menadžer / nadzornik potpišu vremenski list; ako ne, nije valjan. Obično se redovito, osobno / bolesno ili radno vrijeme bilježe u vremenskom omjeru i plaćaju se redovnom plaćom. Prekovremeni rad treba biti naveden na vremenskoj tablici i biti plaćen u vremenu i pol.
Plaćena plaća
Plaćeni zaposlenici obično se plaćaju dvotjedno, polugodišnje ili mjesečno. Oni nisu dužni popuniti vremenski list jer im se isplaćuje isti broj sati svakog datuma plaćanja. Jedino vrijeme kada će se plaćeni sat zaposlenika mijenjati je ako je imala promjenu plaće ili će biti plaćena na procijenjenoj osnovi (to može biti zbog prekida ili drugih neplaćenih dana). Obično, profesionalni platni spisak ne mora mijenjati plaću zaposlenika, jer sustav automatski plaća dospjeli iznos.
Prednosti
Zaposlenici se mogu odlučiti za sudjelovanje u planovima zdravstvenog osiguranja, 401k ili kafeterija. Ti se iznosi obično odbijaju od iznosa koji se moraju mijenjati, osim ako zaposlenik promijeni svoje odbitke. U tom slučaju, on bi trebao pismeno obavijestiti stručnjaka za obračun plaća o promjeni. Ako se promjene podnesu pravovremeno, one se primjenjuju na sljedećem platnom spisku.
Porezi
Prema zakonu, zaposlenik i poslodavac moraju platiti poreze na plaće; zaposlenik i poslodavac moraju platiti savezne i obično državne poreze; neke države zahtijevaju i plaćanje županijskih poreza. Neke tvrtke koriste softver za obračun plaća koji će izračunati te poreze, automatski odbijajući iznose iz plaća zaposlenika. Stručnjak za obračun plaća je također odgovoran za polaganje poreza državi, za podnošenje tromjesečnih i godišnjih poreza, te za izdavanje godišnjih W2s zaposlenicima.
Isplate plaća
Nakon što se sati uplate unesu u sustav, profesionalac za obračun plaća mora provjeriti informacije. Može pokretati izvješća iz sustava i koristiti ih za provjeru pogrešaka. Sve pogreške otkrivene prije zatvaranja platnog spiska mogu se ispraviti i odraziti na trenutni platni spisak. Kada je platni spisak zatvoren, promjene ili prilagodbe mogu se ručno izvršiti (npr. Ručna provjera) ili prilagoditi na sljedećem platnom spisku.
