Kabinet za arhiviranje obično se odnosi na komad uredskog namještaja koji pohranjuje datoteke i dokumente. Ormarići za arhiviranje dolaze u različitim veličinama. Neki imaju brave za sprečavanje neovlaštenog pristupa, dok su drugi ormari lako transportirani i dostupni svima. Tvrtke s velikim količinama datoteka, kao što su bolnice, odvjetničke tvrtke ili škole, često održavaju kabinete koji se ne mogu lako kretati.
Osnove
Postoji više načina za dokumentiranje dokumenata. Da biste razvili sustavni pristup, trebali biste analizirati informacije koje će biti pohranjene u datotekama. Razmislite o različitim načinima kako biste mogli odabrati najbolju metodu. Na primjer, ako vodite evidenciju o dobavljačima automobilskih dijelova, onda možete koristiti datoteku pomoću abecednog pristupa temeljenog na nazivu tvrtke. Također možete uspostaviti metodu za razdvajanje dobavljača po regijama (npr. Jug, Zapad, Istok, Međunarodni). Ako vodite evidenciju o reptilima, tada vaša metoda može uključivati organiziranje reptila prema njihovim znanstvenim imenima ili prema datumu kada je datoteka kreirana.
Upravljanje dokumentima
Nakon što dizajnirate zadovoljavajući način, pobrinite se da ga zapišete kako bi drugi ljudi mogli razumjeti i slijediti sustav arhiviranja. Također biste trebali osigurati da su datoteke ispravno sačuvane, jer će vaš sustav brzo postati neučinkovit ako su datoteke nepotpune (npr. Podaci koji nedostaju) ili ako su nepropisno pohranjeni (npr. Ignorirane kategorije podnošenja). Na primjer, ako razdvajate spolove po boji, ljudi koji stvaraju datoteke moraju zapamtiti da razlikuju muškarce i žene.
Morate predvidjeti rast i dodati dodatne ormare ili prostor prema potrebi. Inače, zapisi će biti preopterećeni. Također razmotrite kako razlikovati aktivne od neaktivnih datoteka i, ako je primjenjivo, kada uništiti ili uništiti neaktivne datoteke.
Razmatranja
Mnoge tvrtke implementiraju sustave organizacije dokumenata koji koriste izvorne dokumente ili tiskane primjerke. Međutim, prije stvaranja novog sustava arhiviranja, trebali biste istražiti virtualne opcije. Na primjer, možete kupiti softverski program i unijeti podatke u interni ili web-poslužitelj. Čak i ako trenutno imate sustav arhiviranja, trebali biste procijeniti vrijeme i troškove prijenosa podataka s potencijalnim uštedama troškova i učinkovitošću pohrane na digitalnom ili webu. Odvjetničke tvrtke koje koriste softver za upravljanje predmetima Needles mogu potrošiti značajno vrijeme na prijenos podataka, ali kada sustav u potpunosti funkcionira, postoje brojne prednosti, poput mogućnosti pristupa datotekama s udaljenih lokacija.
