Razvijanje uredskih procedura koristi vašem uredu ili poslu pomažući vama i vašem menadžmentu da standardizirate specifične operacije. Uredski postupci pomažu u održavanju izvrsnosti usluge i služe kao vodič koji pruža potrebne informacije kako bi se osigurala kvaliteta usluge. Stvaranje jasnih i točnih postupaka postiže se praćenjem jednostavnog slijeda planiranja sadržaja, pisanja procedura, izrade priručnika ili vodiča i praćenja svih izmjena u postupcima. Uredski postupci mogu se pisati za određenu uredsku funkciju ili za upravljanje cijelim uredom.
Stavke koje su vam potrebne
-
Kazetofon (opcija)
-
Bilježnica i program za obradu teksta
-
Kalendar ili raspored
Zapišite zašto pišete postupke i tko će koristiti postupke. Utvrdite koliko često će se koristiti postupci ili dijelovi postupaka. Biti specifičan pomaže vam da se usredotočite i strukturirate napore dokumentacije.
Napravite raspored za prikupljanje informacija o zadacima koji se obavljaju i učestalosti izvršavanja zadataka. Intervjuirajte stručnjake koji izvode zadatke i zabilježite korake koji su obavljeni da biste dovršili svaku aktivnost unutar zadatka. Ako kreirate korake od početka, nacrtajte jednostavan dijagram koraka koje osoblje slijedi od početka do kraja da biste dovršili zadatak.
Odredite kada će dokument biti dostavljen i hoće li biti u papirnatom ili online obliku. Za praktične svrhe, postupci na papiru su idealni jer služe kao jednostavni referentni vodič i korisni su tijekom obuke u postupku. Struktura datoteka i jednostavna konvencija imenovanja datoteka je zgodna pri izradi procedura.
Podijelite postupke na dijelove prema funkciji. Stvaranje zadataka specifičnih za određenu funkciju dodjeljuje ulogu i odgovornost osobi ili odjelu, koji mora dovršiti zadatak.
Napišite proceduralne korake potrebne za dovršenje svakog zadatka. Koristeći bilješke s intervjua napisane ili snimljene u koraku 2, napišite aktivnost u nizu kako bi svatko mogao uspješno obaviti aktivnost i zadatak. Nakon potpunog dokumentiranja zadataka izvršite provjeru pravopisa i pregledajte cijeli sadržaj. Idealno je da jedan ili dva stručnjaka provjere točnost dokumenta.
Napravite sve potrebne ispravke i napravite drugi ili konačni nacrt. Imajući u vidu datum dostave dokumenta, izvršite završnu provjeru dokumenta i zatim izradite konačni dokument za ispis ili online referencu. Kopiju stavite u registrator s tri prstena za jednostavnu zamjenu stranica kada se vrše ažuriranja.
Savjet
-
Korištenje bilo koje postojeće informacije ili dijagrama toka zadataka smanjit će vrijeme potrebno za dovršetak razvoja postupaka i osigurati da se operativne pogreške svedu na minimum.
U prosjeku, potrebno je oko šest tjedana da se dovrši postupak dokumentacije i pregleda.
