Komunikacija unutar organizacije je kritična. Što su zaposlenici povezani i informiraniji, to će više imati povjerenja u svoje poslodavce. Istraživanje pokazuje da zaposlenici preferiraju izravnu interakciju sa svojim nadređenima, ali vremenska ograničenja i veličina organizacije ne dopuštaju uvijek takav pristup. Podsjetnici tvrtke još su jedan način priopćavanja važnih informacija internoj publici organizacije. Manje formalan od poslovnih pisama, oni mogu objaviti nove politike ili organizacijske promjene, dostaviti tražene informacije ili poslužiti kao ažuriranje projekta. Učenje pisanja dopisa tvrtke koji pruža informacije koje zaposlenici trebaju, pomoći će u jačanju “moći unutar tvrtke”.
Stavke koje su vam potrebne
-
Digitalna slika logotipa tvrtke
-
Softver za izdavanje računala
-
printer
-
Papir
Umetnite logotip tvrtke kao sliku pri vrhu stranice.
Napravite naslov koji glasi (velikim slovima) "MEMO", "MEMORANDUM" ili "INTEROFFICE CORRESPONDENCE". To se može centrirati na vrhu ili poravnati s lijevom marginom.
Slijedeći naslov, umetnite redak prostora, a zatim riječi "TO:," "FROM:", "DATE:" i "SUBJECT:" (možete zamijeniti i "RE:" umjesto "SUBJECT:") odgovarajuće informacije nakon čega slijedi tvrdi povratak. Aranžman može varirati. Svaka stavka može imati svoj red za ukupno četiri retka ili možete podijeliti u dva stupca: prvi koji sadrži "TO:" i "FROM:", a drugi s "DATE:" i "SUBJECT". uključite unutarnju adresu ili pozdrav ("Draga …").
Pokrenite tijelo podsjetnika na drugom ili trećem retku ispod naslova. Ako je vaš podsjetnik rutinska poruka, otvorite je izravno. Zapisi koji donose loše vijesti trebali bi se otvoriti neutralnom izjavom koja je usko povezana s temom memoranduma, poznatom u poslovnoj komunikaciji kao tampon, kako bi se čitatelji pripremili za negativne informacije. Ovisno o vijestima, možete odabrati nekoliko strategija za ovo otvaranje. Budite sigurni da je iskrena, relevantna, poštena i kratka.
Ostatak prostora upotrijebite za pružanje važnih detalja. Ton bi trebao biti konverzacijski. Koristite podnaslove da biste dulje zapise lakše čitali. Također možete uključiti tablice, grafikone ili druge slike. Pisci koji žele uvjeriti svoju publiku trebali bi uključiti kako / zašto će ove informacije imati koristi ili osobno ili poduzeće u cjelini.
Završite na pozitivnoj, prijateljskoj poruci. Nemojte uključivati besplatan pristup ili potpis.
Ispišite bilješku i početni tekst po svom imenu na vrhu ili pripremite podsjetnik za slanje e-poštom (možda ćete izgubiti dio oblikovanja slanjem elektroničkim putem). Ako će dopis biti poslan višestrukim primateljima, možda će biti jeftinije ispisati jednu kopiju, inicijalizirati je i zatim napraviti fotokopije.
Raspodijeliti. Može se dostaviti rukom, poslati e-poštom, poslati putem me throughusobne pošte ili poslati poštom.
Savjet
-
Koristite format bloka (bez uvlačenja) s razmakom između svakog odlomaka. Usredotočite se na jednu temu. Pokušajte zadržati podsjetnik na dvije stranice. Podsjetnici se trebaju koristiti samo unutar vaše interne publike. Nemojte slati dopis ljudima izvan vaše tvrtke. Umjesto toga napišite slovo. Ako adresirate dopis određenim pojedincima umjesto cijelom odjelu ili osoblju općenito, alfabetizirajte popis primatelja, osim ako na određenim pozicijama nema ljudi kojima bi se trebao dati istaknutiji položaj.
