Mnoge tvrtke zaposlenicima izdaju kreditne kartice za razne kupovine, uključujući uredske potrepštine, poslovne obroke i putne troškove. Međutim, povremeno, zaposlenici mogu zloupotrijebiti kreditnu karticu tvrtke, umjesto da je koriste za pogrešne vrste troškova vezanih uz posao ili, još gore, za osobnu upotrebu, uključujući novčane predujmove, osobna putovanja, troškove vezane uz dom i još mnogo toga. Jednom kada otkrijete da je zaposlenik neprimjereno koristio kredit tvrtke, brzo reagirajte kako drugi zaposlenici ne bi slijedili taj postupak ili se zlouporaba nastavi.
Pregledajte kreditne podatke tvrtke kako biste utvrdili koje su naknade neprikladne ili nisu povezane s tvrtkom. Istaknite ih i napravite kopije i za financijski odjel i, ako je potrebno, za osobni dosje zaposlenika. To vam ne samo da daje predodžbu o tome koliko je kartica zloupotrijebljena, već vam također pruža i referentnu točku za korištenje pri razgovoru s zaposlenikom.
Prije razgovora s zaposlenikom razgovarajte s ljudskim resursima. Šanse su da će morati biti u sobi s vama kada pitate zaposlenika o optužbama. Osim toga, mogu vam reći kako postupiti ako zaposlenik prizna da zloupotrebljava karticu za osobnu upotrebu, osobito ako je znao da je to protivno pravilima tvrtke.
Zakažite sastanak sa zaposlenikom. Pitajte je li dobio kopiju smjernica tvrtke kada je primio karticu. To vam govori je li bio svjestan pravila koja se odnose na korištenje kredita tvrtki. Pružite mu priliku da objasni i sazna je li optužba namjerna, ako je čak i odgovoran za optužbe ili ako je to samo slučaj korištenja pogrešne kartice za pogrešne vrste kupnje. Ako je akcija bila zlonamjerna i namjerna, možda ćete morati poduzeti disciplinske mjere. Težina discipline trebala bi ovisiti o njegovoj ukupnoj evidenciji, kao io visini naplate, o njegovoj spremnosti da prizna svoju indiskreciju i razinu kajanja koje pokazuje. Zabilježite razgovor, uz njegovo dopuštenje, u slučaju da trebate nastaviti s tim pitanjem, kao što je podnošenje kaznene prijave.
Pokrenite bilo koji način djelovanja koji odgovara razini zlouporabe. Ako je riječ samo o nenamjernoj zlouporabi, onda ponovite smjernice u vezi s korištenjem kartica i pružite zaposleniku još jednu priliku. Ako su namjene bile namjenske, upotrijebite smjernice svoje tvrtke kako biste donijeli najbolju odluku i uzeli u obzir povijest zaposlenika i prirodu optužbi.Ako se optužbe nađu u tisućama, to se u većini država smatra velikom krađom, a možda nećete imati drugog izbora osim da kontaktirate vašu lokalnu policijsku upravu i zatražite da podnesu tužbu protiv zaposlenika.
Uvesti strože smjernice za korištenje kreditnih kartica. Prema Inside Indiana Business web stranici, provjerite troškove svaki mjesec i označite one koje izgledaju sumnjivo. Neka to bude pravilo da zaposlenici postavljaju pitanja prije nego što naplaćuju određeni iznos novca. Ograničite broj kartica koje dajete zaposlenicima, dopuštajući samo onima koji trebaju redovito kupovati zalihe za poslovanje kako bi održali kreditni račun tvrtke.
