Upravljanje ugovorom je upravljanje pravno obvezujućim sporazumom između dvije ili više stranaka. Voditelj ugovora izrađuje ugovornu dokumentaciju iz pisanog zahtjeva za ponudu, odgovora dobavljača i pregovora s ponuditeljima. Nakon potpisivanja ugovora, posao voditelja ugovora je osigurati usklađenost s onim što je zapisano u ugovoru. Jasan, sveobuhvatan i provediv ugovor bitan je za uspješno rješavanje bilo kakvih problema koji se javljaju tijekom izvršenja ugovora, uključujući i zajedničke izazove upravljanja ugovorom koji se razmatraju u ovom članku.
Rad nije ono što se očekuje
Najbolji način da se izbjegne izazov posla nije ono što se očekuje da se jasno definiraju vaša očekivanja u ugovoru. Poslovni zahtjevi obično su dokumentirani u Izjavi o radu. Uključiti ljude na svim razinama poslovanja u određivanje zahtjeva i pisanje Izjave o radu, uključujući krajnje korisnike. Nemojte koristiti žargon. Definirati sve uvjete poslovanja i akronimi.
Prekoračen je proračun ili vremenski slijed
U vašem ugovoru jasno definirajte opseg projekta. Osigurajte da su pregovarački proračun i vremenski okvir realni. Uspostavite metodu kojom ćete pratiti proračun i vremensku crtu kako biste bili sigurni da ste na meti. Na taj način možete neprestano pratiti proračun i vremenski okvir tijekom cijelog projekta.
Nedostatak resursa s pravim vještinama
Nužno je imenovati projektni tim s obje strane ugovora koji je ovlašten za obavljanje posla. Organizacijski plan treba uključiti kao dio ugovornih uvjeta. U ugovoru definirajte naslove, ako ne i pojedince, za rad na projektu i navedite potrebne vještine ili certifikate. Organizacijski plan će se proširiti na to, uključujući organizacijsku shemu svih članova projektnog tima.
Status projekta nije poznat
Navedite u ugovoru da će plan komunikacija biti uspostavljen. Ovaj plan treba uključivati ono što je potrebno u smislu ažuriranja statusa i rutinskih sastanaka, kao i adresu kako će se komunikacija odvijati s drugim dijelovima organizacije, posebno onima koji rade na ovisnim projektima.
Promjena se događa
Strukturiranje ugovora kako bi se osiguralo da su rizici identificirani i pregledani od strane tima, najbolji je način da se pripremite za promjene. Ugovor bi trebao uključivati zahtjeve za procjenu rizika i utvrđivanje rješenja za ublažavanje rizika. Osim toga, formalni proces kontrole promjena treba biti uključen u vaš ugovor.
Plaćanje je osporavano
Definirati metode i procese u vašem ugovoru za nagrađivanje / kažnjavanje na temelju poštivanja ugovora. Definirajte metode za mjerenje napretka. Postavite točne kriterije prihvaćanja. Ova jasnoća u ugovoru osigurat će da obje strane shvate što se očekuje za prihvaćanje i plaćanje.
