Svaka tvrtka, bez obzira na industriju, ima administrativne dužnosti koje se moraju rješavati kako bi tvrtka mogla učinkovito raditi. Te dužnosti često obavljaju tajnik, recepcionar, administrativni pomoćnik, izvršni pomoćnik ili voditelj ureda. U manjim poduzećima, gdje takve uloge možda ne postoje, zaposlenici moraju raditi zajedno kako bi osigurali da su administrativne dužnosti završene.
Pohranjivanje podataka
Pravodobno podnošenje važnih dokumenata na odgovarajućim mjestima je administrativna dužnost koja uključuje postavljanje mapa u ormare za datoteke ili dokumente u online programima za upravljanje dokumentima. Točni sustavi arhiviranja osiguravaju zaposlenicima pristup financijskim evidencijama, evidencijama klijenata i istraživanju.
Pronalaženje informacija
Istraživanje informacija za klijente, menadžere i suradnike bilo online, u uredskim sustavima ili u knjigama je osnovna administrativna dužnost koja pomaže tvrtkama da imaju potrebne informacije za početak i završetak projekata. Te se informacije često sastavljaju, sažimaju, distribuiraju potrebnim osobama i prikazuju u izvješću ili proračunskoj tablici.
Odgovaranje na telefone
Bez obzira na to imate li oglašivačku agenciju ili praonicu rublja, kupci će vam postaviti pitanja o proizvodima i uslugama, radno vrijeme, zahtjeve za informacijama ili pitanja o cijenama. Odgovaranje na ove pozive i briga o potrebama kupaca administrativna je dužnost koja može utjecati na uspjeh ili neuspjeh korporacije. Neučinkovita komunikacija s potencijalnim klijentima može ostaviti loš dojam o organizaciji. Važno je da je osoba koja obavlja ovu administrativnu dužnost privlačna, uljudna i upoznata s tvrtkom.
Pozdravni posjetitelji
Dok posjetitelj ulazi u ured, recepcionar ili tajnica obično sjedi na vratima kako bi rekao „zdravo“, dočeka posjetitelja na gradilištu, pomogne oko pitanja i uputi ga na odgovarajuću osobu, ured ili odjeljenje. Bez obzira radi li se o osobi koja isporučuje pošiljku ili pak o dolasku korisnika na zakazani sastanak, pozdravlja posjetitelje bitna je administrativna dužnost.
Kupnja opreme i potrošnog materijala
Održavanje prostorija za opskrbu i ormarića opskrbljenih papirom, olovkama i ostalim uredskim materijalom je administrativna dužnost. Zadaci dodijeljeni tim pozicijama uključuju primanje narudžbi od drugih zaposlenika, praćenje narudžbi, raspršivanje stavki po dolasku i rukovanje računima, obično u suradnji s financijskim timom.
Stvaranje i upravljanje pisanim komunikacijama
Osim sastavljanja e-pošte i poslovnih pisama za izradu izvješća, proračunskih tablica i baza podataka, administrativne dužnosti uključuju i stvaranje i upravljanje distribucijom tih pisanih komunikacija. Bilo da su ove komunikacije namijenjene kolegama zaposlenicima ili klijentima, zadaci se izvršavaju pomoću programa za obradu teksta i proračunske tablice kako bi se stvorili profesionalni, sažeti dokumenti.
Priprema sastanka
Uspostavljanje konferencijskih dvorana i soba za sastanke, pripremanje ugostiteljskih usluga, naručivanje i postavljanje audiovizualne opreme i priprema dnevnih redova spadaju u kategoriju administrativnih dužnosti. Ove ključne dužnosti su bitne kada tvrtke imaju konferencije ili sastanke klijenata na ili izvan ureda.
