U knjizi "Čuvanje knjiga: osnovno vođenje evidencije i računovodstvo za uspješno malo gospodarstvo, sedmo izdanje", Linda Pinson definira obveze prema dobavljačima kao one koje društvo duguje vjerovnicima za kupljenu robu ili pružene usluge. Tim za računovodstvo ili namjenski tim koji plaća račune, a namjenski tim za plaćanje računa koristi standardne postupke obrade.Te procedure minimiziraju opće troškove uz maksimiziranje odnosa s dobavljačima.
Značaj
Prijevara, pronevjera i pogreške u obradi mogu uništiti posao. Od presudne je važnosti provesti postupke kontrole za ublažavanje takvog rizika. Neke uobičajene i učinkovite kontrole uključuju: razdvajanje dužnosti radi ublažavanja rizika pronevjere; formalne funkcije nabave i smjernice za ublažavanje rizika od pronevjere, lažnih računa i pogrešaka; prag za iznos drugog dolara potpisnika za ublažavanje rizika od pronevjere i pogrešaka; i sustavnu provjeru broja računa kako bi se ublažio rizik od dvostrukih pogrešaka u plaćanju.
dobavljači
Povjerioci se dodaju u bazu podataka tvrtke kao dobavljači. Taj je zadatak obično dodijeljen službeniku ili financijskom službeniku koji se plaća, a koji nema mogućnost generiranja plaćanja.
Kako bi se osiguralo pravovremeno plaćanje, dobavljači se potiču da rade s timom za plaćanje računa kako bi riješili probleme s fakturiranjem. Kontaktiranje agenta za nabavu ili odjela za naručivanje će dodati kašnjenja u pronalaženju ili rješavanju neplaćenih ili djelomično plaćenih računa.
Funkcija
Dobavljačima se upućuje da fakture šalju izravno u odjel za plaćanje računa. Račun je označen vremenskim pečatom i procesorski sat počinje. Ako je narudžbenica stvorena za nabavu robe ili usluga, račun se podudara s narudžbenicom i dokazom o primitku. Mary S. Schaeffer raspravlja o tom procesu "u tri smjera" u knjizi "Računi koji se plaćaju: vodič za vođenje učinkovitog odjela".
Ako je kupnja izvršena bez narudžbenice, ona mora odgovarati postavljenim smjernicama tvrtke. Ako su smjernice ispunjene, račun se prosljeđuje odjelu za naručivanje radi odobrenja i odgovarajućeg šifriranja.
Postupci isplate
Analitičar za obveze prema dobavljačima ovlašten je za generiranje plaćanja. Analitičar marljivo radi na pravodobnoj obradi računa kako bi se osiguralo da su plaćeni odmah i da se uzimaju popusti kada je to moguće. Oba ova cilja rezultiraju mogućnostima kontrole općih troškova. To je posebno važno tamo gdje su vladine agencije kažnjene zbog kašnjenja s plaćanjima.
Elektronska plaćanja su još jedan alat za uštedu troškova. To smanjuje troškove papirnatih čekova i minimizira pronevjeru ili pronevjeru. Ako je potrebno izdati djelomičnu uplatu ili odbiti plaćanje, analitičar mora platiti račune i objasniti okolnosti.
Interna revizija
Analitičar za obveze prema dobavljačima osigurava da se isplate isplaćuju u skladu s politikom tvrtke. Tim interne revizije tvrtke selektivno će pregledati rezultate rada analitičara tražeći dokumentaciju za odabranu skupinu računa. Revizor pregledava dokumentaciju kako bi osigurao da su kontrolni postupci uspostavljeni i da se pravilno primjenjuju. Nedovoljni postupci kontrole rezultiraju neočekivanim gubicima. Potrebno je dodatno vrijeme i troškovi za povrat tih gubitaka.
